- Средства хранения документов в организации
- Технические средства хранения документов
- Специальные средства хранения документов
- Средства защиты документов при хранении
- Требования к помещению архива | Статьи | Журнал «Справочник секретаря и офис-менеджера»
- Как выбрать помещение для архива
- Вместимость архивного помещения
- Требования к безопасности архивного помещения
- Организация хранения архивных документов
- Правила хранения электронных документов
- Навигация по архиву
- Росгосархив требования к помещениям архива
- Ремонт в архиве
- Арственный архив
- Требования к архивным помещениям
- Средства хранения документов в организации
- Как выбрать помещение под архив
Средства хранения документов в организации
Для того чтобы сохранить документы организации в надлежащем виде необходимо следовать законодательным требованиям, которые регламентируют способы использования различных средств хранения документов. Каковы же основные средства хранения документов на предприятии?
Архив для хранения документов должен размещаться в специально приспособленном для этого здании или в отдельном помещении, которые удалены от опасных взрывоопасных (бензоколонок, автостоянок, гаражей и т.п.) и промышленных объектов, загрязняющих воздух.
На первоначальном этапе проводится экспертиза, в ходе которой устанавливается пригодность помещений (огнестойкость здания, долговечность конструкций, прочность перекрытий и др.) установленным требованиям со стороны различных комиссий.
Такую экспертизу проводят представители архива, пожарных, охранных, санитарно-эпидемиологических и пр. служб, по результатам чего составляется специальный акт. После осуществления экспертизы производится оборудование архива различными средствами хранения документов.
Важно: Нельзя размещать архивные документы в помещениях, занятых службами общественного питания, пищевыми складами, организациями, хранящими пожароопасные и агрессивные вещества или применяющими пожароопасные и химические технологии.
Технические средства хранения документов
Технические средства необходимы для создания необходимого температурно-влажностного режима в архивохранилище. Согласно архивным нормам, температура должны поддерживаться на уровне 17-19°C, а относительная влажность воздуха 50-55%.
Если организация не имеет возможности вести контроль климата в помещении с помощью средств регулирования температурного режима, нужно установить механические средства увлажнения. Кроме того, нельзя забывать о проветривании архивного хранилища.
Документы текущего делопроизводства можно хранить в обычных помещениях, однако этот срок не должен превышать более полугода.
Специальные средства хранения документов
Немаловажным моментом в организации правильного архива является использование специальных средств хранения: стеллажей, шкафов, сейфов, коробок и папок.
Использование сейфов, коробок и папок необходимо для того, чтобы защитить документы от воздействия света. Помните, что хранение архивных документов производится в темноте.
Для этого предназначены специальные архивные стеллажи, папки и архивные коробки. Не используйте в качестве средства хранения документов полиэтиленовые файлы.
Если для освещения используются лампы искусственного освещения, тогда нужно учесть, чтобы они находились в закрытых плафонах.
Расстояние между архивными стеллажами должно составлять 75-120 см, между нижней полкой и полом – не менее 15 см.
Средства защиты документов при хранении
Для обеспечения охранного режима нужно принять комплекс мер по обеспечению архива средствами охранной сигнализации и пожарной безопасности.
Для этого нужно заключить договор с подразделением охраны, который предусматривает обязанности сторон по соблюдению охранного режима, включая досмотровые мероприятия.
В обязательном порядке средствами охранной сигнализации, а также опечатыванию подлежат архивохранилища и помещения, где хранятся архивные документы.
Опечатывать нужно металлические шкафы и сейфы, в которых находятся выданные в архивохранилище документы, учетные документы и научно-справочный аппарат, если они хранятся в неопечатываемых помещениях.
В качестве усиления средств хранения документов архивохранилища и другие помещения необходимо оборудовать дверями с повышенной технической укрепленностью и замками повышенной секретности, чтобы предотвратить возможный взлом.
В нерабочее время архивохранилище должно быть закрыто на ключ, а в рабочее время он должен находиться у заведующего архивохранилищем.
Право доступа в помещение с документами имеет заведующий или работник организации-заказчика в сопровождении заведующего архивохранилищем или лица, его замещающего.
Источник: http://naar.ru/articles/sredstva_hraneniya_dokumentov/
Требования к помещению архива | Статьи | Журнал «Справочник секретаря и офис-менеджера»
Ведение архива организации — обязанность любого юридического лица. Ценная информация должна сохраняться.
Требования к помещению архива, способам организации делопроизводства регламентируются на законодательном уровне.
Знание и соблюдение этих требований обеспечивает безопасность компании и во многом облегчает работу с официальными документами.
Из этой статьи вы узнаете:
- как выбрать помещение для архива?
- каковы правила организации хранения архивных документов?
- как создать удобную навигацию по архиву?
Как выбрать помещение для архива
Создание архива — это комплекс мероприятий, цель которых — организовать хранение официальных документов, структурировать содержащуюся в них информацию, упростить их поиск и повторное использование, соблюдая при этом требования законодательства. Даже сравнительно небольшая организация обладает собственной документальной базой. Чтобы создать собственный архив компании необходимо:
- выбрать и оборудовать помещение;
- обеспечить его техническое оснащение;
- создать нормативные условия хранения документации;
- организовать архивные документы;
- разработать локальные нормативные акты, регламентирующие хранение.
Первый вопрос, с которым сталкивается организация, планирующая создание собственного архивного хранилища, — это выбор помещения.
Требования к помещениям архива организации определены «Основными правилами работы архивов организаций».
Это нормативно-методический документ, одобренный решением Коллегии Росархива от 06.02.2002.
Вместимость архивного помещения
Для того чтобы выбрать оптимальное по размеру помещение, в первую очередь, необходимо рассчитать емкость архива.
При этом важно учитывать объемы имеющейся в компании документации и темпы документооборота. Размер помещения должен позволять рационально разместить как имеющуюся, так и новую документацию.
Таким образом, первое требование к помещению — его оптимальная вместимость.
Для определения оптимальных размеров помещения архива можно использовать номенклатуру дел компании. В ней содержится перечень документов, подлежащих обязательному архивному хранению.
Она позволит подсчитать количество заведенных в году дел, определить их категории и объем.
«Правилами работы архивов» предъявляют строгие требования к их основным помещениям. В их число входят:
- хранилище (изолированное помещение);
- помещение для приема документации и ее первичной обработки;
- помещение для работы (учетно-информационный отдел, читальный зал);
- рабочие кабинеты персонала;
Отдельные помещения могут быть многофункциональны при условии, что участки отделяются перегородками.
Требования к безопасности архивного помещения
В помещении, отведенном под хранилище, должны быть созданы оптимальные условия, обеспечивающие сохранность документации. Официальное делопроизводство, как правило, использует бумажные носители, следовательно, основное требование к помещению архива — его защищенность от пожара.
Требования пожарной безопасности регламентируются действующими нормативными актами. Согласно «Правилам работы архивов», в хранилищах запрещено применять огнеопасные нагревательные приборы.
Существуют определенные требования к электропроводке: она должна быть скрытой. Рекомендуется использовать герметичные розетки, применять резиновую изоляцию.
Хранилище необходимо оснастить средствами пожаротушения.
Вторая задача по обеспечению сохранности бумажной документации — ее защита от влаги. Хранилище должно располагаться вдали от систем водоснабжения и канализации. Кроме того, необходим постоянный контроль уровня влажности. Архивное помещение должно хорошо проветриваться.
Если в помещении нет окон, необходимо создать принудительную вентиляцию, которая обеспечивает 2–3-кратную циркуляцию воздуха в час. Одним из главных требований к зданиям и помещениям архива является поддержание нормативной температуры (17-19 °С) и влажности (50-55%).
Для защиты хранилища от нежелательных вторжений, его можно обеспечить охранной сигнализацией.
На окна устанавливают металлические решетки, а двери защищают металлической облицовкой.
Кроме того, важно предусмотреть возможность экстренной эвакуации хранилища на случай форс-мажорных обстоятельств.
Скачайте документы по теме:
Организация хранения архивных документов
Задача любого архива — обеспечить сохранность документальной базы и предоставить сотрудникам компании возможность быстрого поиска.
В целях систематизации документы, исходя из их содержания, объединяют в дела.
Основные категории дел прописывают в номенклатуре с указанием рекомендованного срока хранения.
Среди категорий официальной документации можно выделить конфиденциальные дела или дела, связанные с коммерческой тайной. Требования к помещению архива, предназначенного для их хранения, включают соблюдение особого режима безопасности.
Другая категория — документы, необходимые для постоянной оперативной работы, например, первичная документация. Ее учет должен быть максимально упрощен. Целесообразно также облегчить доступ сотрудников к этому отделу.
Архивное хранение, как правило, осуществляется в несколько этапов.
Цикл жизни документа может включать его хранение в структурном подразделении, направление в общий архив компании до истечения срока хранения, передачу на государственное хранение или уничтожение в соответствии с требованиями законодательства.
Правила хранения электронных документов
Электронные документы можно выделить в отдельную категорию официальной документации. Для них сохраняются те же требования к помещениям архивов, что и для бумажных документов, однако, добавляется ряд новых условий.
- Архив должен быть оснащен необходимыми программно-аппаратными средствами, позволяющими не только хранить и воспроизводить электронную документацию, но и своевременно ее перезаписывать. Это связано с появлением новых форматов данных и недолговечным сроком жизни физических носителей.
- Доступ к электронному архиву должен быть строго регламентирован.
- С помощью современных программно-технических средств необходимо обеспечить режим хранения, не допускающих утрату, непреднамеренное уничтожение или искажение данных.
- При создании электронного архива необходимо следовать требованиям действующих ГОСТов: 28388-89 «Система обработки информации. Документы на магнитных носителях» и 50-524-84 «Методические указания. Порядок хранения документов на машинных носителях».
Навигация по архиву
Для более эффективного поиска информации в архиве используются справочники и базы данных, в которых представлена вторичная информация о документальном массиве.
Оптимальным способом поиска и навигации по архиву являются архивные каталоги.
Весь массив официальной документации группируется по предметам, отраслям и темам, а затем располагается в соответствии с требованиями выбранной классификации.
К наиболее распространенным видам каталогов архива относятся:
- тематический (по темам);
- систематический (по отраслям деятельности или знаний);
- хронологический (по времени создания);
- именной (по авторам);
- по личному составу данные о трудовой деятельности и заработной плате);
Существуют и другие виды архивных справочников: описи, указатели, обзоры. Предпочтительный способ навигации выбирается с учетом таких факторов как состав и содержание документации, подлежащей архивному хранению, требованиями поиска, интенсивностью использования единиц архива.
Организация хранения архивных документов требует решения множества задач. Одна из первоочередных — выбор помещения. При этом недостаточно просто выбрать место и перевезти туда документацию.
Соблюдение существующих требований к помещениям архива компании, способам его организации, методам обработки документов поможет избежать многих проблем. Порядок в документах — залог безопасности компании.
Именно поэтому при формировании архива и выборе помещения для него важно учитывать требования законодательства.
Положение об архиве
Скачать чистый бланк >>>
Скачать заполненный образец >>>
Источник: https://www.sekretariat.ru/article/210872-qqq-17-m4-trebovaniya-k-pomeshcheniyu-arhiva
Росгосархив требования к помещениям архива
В соответствии с ч. 8 и 10 статьи 23 Федерального закона от 22.10.
2004 № 125-ФЗ «Об архивном деле в Российской Федерации» при ликвидации организации включенные в состав Архивного фонда Российской Федерации документы, документы по личному составу, а также архивные документы, сроки временного хранения которых не истекли, в упорядоченном состоянии передаются на хранение в соответствующий государственный или муниципальный архив.
Ремонт в архиве
Проведение ремонтных работ в используемом помещении архива – процесс сложный и длительный, но дает ряд возможностей: • при перемещении документации на временное хранение (на период ремонтных работ) можно обнаружить повреждения документации, которые ранее не были заметны; • при переносе папок появляется удобная возможность отобрать документы с истекшим сроком хранения, чтобы не заносить их после ремонта обратно в архив; Подобная «генеральная уборка» при качественном исполнении позволит сохранить документацию в требуемом виде и надолго обеспечит помещению ухоженный вид.
Арственный архив
комплектование и учет документов; *
обеспечение их сохранности; *
обеспечение систематизации документов, формирования научно-справочного аппарата к ним; *
обеспечение использования документов в научных и практических целях; *
ведение научно-исследовательской и методической работы в области архивоведения, документоведения, археографии; *
контроль и руководство ведомственными архивами.
Государственные архивы по своему профилю подразделяются на общие и специализированные, комплектующиеся и некомплектующиеся.
Общие архивы хранят документы, относящиеся к определенной территории, вне зависимости от времени их создания, способа и техники закрепления информации.
Специализированные архивы хранят документы, ограниченные историческим периодом, тематикой содержания или способом и техникой закрепления информации.
Архивы делятся на комплектующиеся и некомплектующиеся (исторические) в зависимости от того, пополняют они или нет свои фонды документами, создающимися в их источниках комплектования.
Временное хранение документов государственной части Архивного фонда РФ осуществляют органы государственной власти, госучреждения, организации и предприятия в создаваемых ими ведомственных до передачи их на постоянное хранение в госархивы.
Требования к архивным помещениям
помещение для использования документов; 4) рабочие комнаты (комната) сотрудников архива.
Если у вас нет возможности отвести под несколько комнат, а весь архив должен располагаться в одном помещении, необходимо разделить его перегородками, отделив, как минимум, хранилище документов от рабочей зоны. Идеальным случаем является размещение архива в специально построенном здании, но чаще всего для хранения архивных документов организации приспосабливают уже имеющееся у них здание или помещение.
Средства хранения документов в организации
Важно: Нельзя размещать архивные документы в помещениях, занятых службами общественного питания, пищевыми складами, организациями, хранящими пожароопасные и агрессивные вещества или применяющими пожароопасные и химические технологии.
Технические средства необходимы для создания необходимого температурно-влажностного режима в архивохранилище. Согласно архивным нормам, температура должны поддерживаться на уровне 17-19°C, а относительная влажность воздуха 50-55%.
расчетно-кассовых центров Центрального банка Российской Федерации» В целях осуществления единой технической политики в вопросах проектирования, строительства, реконструкции и капитального ремонта зданий главных управлений (национальных банков) и расчетно-кассовых центров Центрального банка Российской Федерации 1. Утвердить Ведомственные нормы проектирования
«Здания территориальных главных управлений, национальных банков и расчетно-кассовых центров Центрального банка Российской Федерации»
ВНП 001-01/Банк России (далее — Ведомственные нормы).
Из данной статьи вы узнаете:
Как выбрать помещение под архив
Кроме того, правила архивного хранения дел предусматривают и подготовку помещения под архив.
При выборе архивного помещения следует обязательно учесть удаленность от систем водоснабжения.
Следует помнить, что вода – главный враг любых бумажных (и электронных тоже) носителей.
Источник: http://zppmsk.com/rosgosarhiv-trebovanija-k-pomeschenijam-arhiva-83847/