Каков порядок оформления трудовой книжки?

Как завести трудовую книжку впервые и что делать при ее утере

Человеку, начинающему трудовую биографию, и сотруднику отдела кадров, который оформляет его прием на работу, необходимы точные сведения, как оформить трудовую книжку впервые. Разберем порядок приобретения и заполнения этого документа, а также порядок хранения трудовых книжек, алгоритм действий при утрате или выдаче на руки работнику.

Порядок оформления трудовой книжки

Трудовая книжка представляет собой документ, отражающий трудовую биографию гражданина. Когда человек обращается за оформлением пенсии по старости, именно трудовая книжка служит официальным подтверждением наличия у него трудового стажа.

Важно: при оформлении этого документа следует исключить любые ошибки в написании паспортных данных работника.

Сотрудник кадровой службы компании либо ИП должен заполнять трудовую книжку в присутствии нанимаемого гражданина, после чего обязан дать ему проверить правильность указанных данных.

Если допущена ошибка (неверно написана хотя бы одна буква в ФИО, цифра в дате рождения и др.), работнику следует настаивать на заполнении бланка заново.

Обратите внимание: заполнять свою трудовую книжку самостоятельно гражданин не вправе, это обязанность кадровика либо иного представителя работодателя. Закон не обязывает нового работника писать заявление на оформление трудовой книжки впервые, но его образец пригодится, если такой документ предусмотрен правилами организации-работодателя.

Если работник, на которого заведена трудовая книжка на первом месте работы, устраивается работать в еще одну компанию, вторая книжка не оформляется. На втором месте работы гражданин трудится по совместительству.

Вносить ли сведения об этом трудовом периоде в трудовую книжку, закон оставляет на усмотрение самого работника.

Запись о приеме на второе место работы делает кадровик по основному месту, для этого нужно предъявить ему подтверждающий документ (справку, либо копию приказа, или копию трудового договора).

Приобретение трудовой книжки

Некоторая информация

Работодатель обязан иметь в наличии необходимое количество бланков трудовой книжки и вкладышей в нее согласно законодательству. И не вправе требовать с работника, чтобы он самостоятельно покупал трудовую книжку. При выдаче сотруднику трудовой книжки работодатель вправе взять с него плату, размер которой определяется размером расходов на ее приобретение.

Выясняя, как завести трудовую книжку впервые, важно не ошибиться, кому следует приобретать бланк документа – самому работнику в книжном магазине (на рынке, в киоске) или работодателю.

Покупать бланк трудовой книжки самостоятельно не рекомендуется, поскольку существует риск купить экземпляр, не соответствующий действующим стандартам либо изготовленный предприятием, не имеющим права производить такие бланки.

Важно: приобретать трудовые книжки для персонала обязан работодатель, и он не вправе требовать от нанимаемого работника, чтобы тот покупал бланк самостоятельно.

Работодатель также должен:

• вести специальную книгу учета выдачи, хранения и прихода-расхода трудовых книжек, где регистрируются документы новых сотрудников;
• хранить трудовые книжки работников, неся ответственность за их сохранность;
• выдавать трудовую книжку работнику на руки при его увольнении, делая соответствующую запись в указанной выше книге.

Обратите внимание: после оформления трудовой книжки впервые закон позволяет работодателю удержать из зарплаты работника, которому заведена трудовая книжка, ее стоимость. Но только на основании специального приказа, с которым необходимо ознакомить данного работника под подпись. Нельзя вычесть эту сумму из заработной платы лица без его согласия.

Чистый бланк трудовой книжки заполняется на основании трех документов:

1. паспорта нового работника либо ксерокопии;
2. документа об образовании;
3. приказа о приеме на работу.

Трудовая книжка оформляется лицу, принятому на работу, не позднее семи дней с момента подписания соответствующего приказа. В такой же срок делаются записи в этом документе о приеме / переводе на должность, награждении, повышении квалификации.

Сведения об увольнении вносятся в трудовую в тот же день, и документ сразу же выдается на руки лицу, с которым прекращены трудовые отношения.
Провести правильное оформление трудовой книжки впервые поможет представленный образец.

На главном развороте указываются:

• ФИО полностью – точь-в-точь как в паспорте;
• дата рождения;
• образование, профессия, специальность – как указано в предоставленном документе об образовании.

Сразу после заполнения этих данных кадровик предоставляет трудовую книжку работнику для:

• проверки внесенных данных;
• постановки личной подписи.

Если бланк испорчен, кадровик обязан составить соответствующий акт, после чего выписать трудовую книжку заново.

Исправления в трудовой книжке касаются изменения ФИО работника (если человек вступил в брак и взял фамилию супруга и др.) либо сведений об образовании.
Порядок исправлений:

1. аккуратно одной чертой зачеркнуть надпись, чтобы она читалась;
2. записать выше новые сведения;
3. рядом вписать название, номер и дату документа, послужившего основанием для исправления (свидетельство о браке, диплом об образовании, другой документ);
4. заверить запись подписью лица, сделавшего исправление, и печатью компании.

Важно: категорически недопустимы зачеркивания и исправления записей о работе и поощрениях (награждениях) сотрудника.

После заполнения первого разворота трудовой книжки кадровик переворачивает страницу и вносит запись о приеме на работу, указывая в графах под соответствующими номерами:

1. порядковый номер записи;
2. дату приема;
3. «Принят на работу на должность …» с указанием наименования структурного подразделения компании, если оно упомянуто в трудовом договоре с работником;
4. наименование, номер и дата решения (приказа, распоряжения) о приеме на работу.

Обратите внимание: работник, подавший письменно или устно заявление на выдачу трудовой книжки впервые, вправе потребовать от кадровика, чтобы тот сделал запись об учебе на стационарном отделении вуза, службе в Вооруженных силах либо ином периоде, включаемом в трудовой стаж, после которого гражданин нанимается на работу.

Если работник предъявил документ, подтверждающий воинскую службу, после того, как в трудовой книжке сделана запись о приеме на работу, допускается внесение данных о службе после этой записи.

Хранение документа и выдача работнику

Интересная информация

В соответствии с правилами работник может быть принят на предприятия с момента достижения совершеннолетия, то есть с 18 лет, на в некоторых случаях допустим прием несовершеннолетних с 14 лет при наличии письменного разрешения родителей и органов опеки. При этом трудовая книжка обязательно должна быть оформлена при приеме сотрудника независимо от того, является ли он совершеннолетним или нет.

Трудовая книжка, хранящаяся в организации, не подлежит выдаче на руки работнику в период, когда они с работодателем находятся в трудовых отношениях.
Если работающему лицу понадобился этот документ для предоставления в ту или иную инстанцию, гражданин должен обратиться к работодателю с заявлением о выдаче копии трудовой книжки либо выписки из нее.

Работодатель обязан удовлетворить данное заявление, а инстанции не вправе требовать оригинал документа у лица, чья трудовая книжка хранится по основному месту работы.

Утеря трудовой книжки

Утеря трудовой книжки по вине компании, в которой хранился документ, обязывает работодателя восстановить утраченный документ:

• выписать работнику дубликат трудовой;
• восстановить все данные о стаже работника и прочие записи в документе, подавая запросы в необходимые службы и оплачивая соответствующие расходы.

При утере трудовой книжки работником дубликат документа также выдается работодателем (по заявлению гражданина), но восстановление данных становится заботой лица, допустившего утрату.

Источник: https://otdelkadrov.online/5047-osobennosti-obrazets-zayavleniya-dlya-oformleniya-trudovoi-knizhki-vpervye

Правила и особенности оформления трудовой книжки

Трудовая книжка представляет собой документ, который подтверждает трудовую деятельность гражданина РФ. Оформление трудовой книжки, а также ее ведение и хранение – прямая обязанность отдела кадров предприятий (организаций, фирм, компаний). На сегодняшний день вопросы о правильном оформлении трудовых книжек актуальны, как и прежде, ведь от этого зависит будущая пенсия работника.

Оформление первой трудовой книжки

Если вы принимаете на работу молодого специалиста, который трудоустраивается первый раз, то наверняка у вас возникнет вопрос, как правильно оформить трудовую книжку впервые.

Оформление начинать нужно с титульного листа. На нем указывают:

1. в соответствии с паспортными данными, фамилию, имя, отчество и дату рождения будущего сотрудника}
2. специальность и образование (на основании предоставленного документа об образовании)}
3. дату заполнения книжки}
4. подписи и расшифровки к ним работника отдела кадров и будущего сотрудника.

Завершающим этапом оформления титульного листа является заверение книжки печатью предприятия. После всех вышеуказанных действий переходят к оформлению сведений о приеме на работу.

Все записи делаются одним цветом (черным, синим или фиолетовым), а также одним типом пера (шариковым либо гелевым). Даты пишутся арабскими цифрами, а все записи делаются разборчивым почерком и полностью (без сокращений).

Как оформляется трудовая книжка

Чтобы оформление по трудовой книжке было правильным, нужно внимательно и аккуратно заполнить каждую графу. Первым делом на странице сведений о работе ставится штамп предприятия с полным наименованием и адресом. Если такой штамп отсутствует, то всю информацию об организации записывают вручную.

Далее нужно:

1. указать номер записи по порядку}
2. проставить дату записи}
3. сделать запись о приме на работу (в дальнейшем о переводе, увольнении и т.п.) в полной формулировке}
4. после этой записи ставится подпись работника, означающая ознакомление с произведенной записью}
5. указать номер, дату и наименование документа, который послужил основанием для записи.

Следующим этапом оформления трудовой книжки станет внесение сведений о наградах и званиях, которые должны быть подтверждены приказом, дипломом или иным документом. Кроме этого, необходимо отметить, за что и кем награждался сотрудник. Денежные премии в трудовую книжку не вписываются.

Если в этом разделе нет места для новых записей, то необходимо вклеить вкладыш. Ни в коем случае нельзя продолжать раздел на других листах, предназначенных под занесение других сведений.

Исправления и изменения в трудовой книжке

При внесении изменений или исправлений не допускается закрашиваний и стираний неправильных записей. Не допускается также надпись «Исправленному верить». Любое изменение записей делается на последнем месте работы.

Если изменение делается на титульном листе, то прежняя фамилия зачеркивается одной чертой. Сверху записываются новые данные. Записи о документах, послуживших основанием для исправления, делаются с внутренней стороны обложки книжки и заверяются подписью работодателя и печатью предприятия. Последующие изменения или дополнения будут производиться ниже этой записи без зачеркивания предыдущей.

Если ошибка была допущена на предыдущем месте работы, то исправление осуществляется после получения официального документа от бывшего работодателя. Необходимо помнить о том, что запись верных данных можно производить только после признания предыдущих записей недействительными.

Подшивка вкладыша

Если при заполнении трудовой книжки у вас закончилось место в одном из разделов, то вам предстоит вшить вкладыш.

Когда производится оформление трудовых книжек со вкладышем, он вклеивается непосредственно в тот раздел, в котором нужно сделать запись, или в самом конце книжки.

После оформления вкладыша на трудовой книжке делается отметка, информирующая о его выдаче, а также проставляется номер и серия вкладыша. Необходимо учесть и тот факт, что сам вкладыш без книжки считается недействительным.

Оформление дубликата

Если сотрудник сообщает о потере книжки, то вам нужно не просто оформить трудовую книжку заново, а выдать ее дубликат. После подачи заявления отдел кадров должен предоставить дубликат не позднее 15 рабочих дней.

В дубликате указываются:

• сведения о суммарном стаже сотрудника до приема к нынешнему работодателю}
• сведения о работе и награждениях, внесенных в трудовую книжку.

Дубликат может быть выдан и при наличии записи об увольнении сотрудника или его переводе на другое место работы, которая признана в дальнейшем недействительной. В подобном случае в новую книжку нужно перенести все ранее сделанные записи, кроме строки, которая признана недействительной.

На титульном листе книжки ставиться штамп «Дубликат» или делается аналогичная запись вручную.

Оформление сведений о работе по совместительству

Запись о расторжении трудового договора по совместительству делает работодатель с основного места работы. Другие записи, которые касаются работы по совместительству, он производить не имеет права. Однако записи о временных работах редко в трудовой книжке делаются редко. Такие работы обычно оформляются договором.

Оформление перевода на другое постоянное место работы

Во время увольнения сотрудника в связи с переводом на другое постоянное место работы на другое предприятие, в книжке делается запись в третьей графе раздела сведений о работе. В ней нужно указать порядок осуществления перевода: с согласия работника или по его личной просьбе.

На новом месте работы в этом же разделе делается запись о том, что сотрудник принят переводом.

Если сотрудник увольняется в связи с переходом на выборную должность на другое предприятие, то в трудовой книжке необходимо указать причину увольнения (перевода), наименование предприятия, а также ссылку на пункт Трудового кодекса РФ.

Выдача трудовых книжек

Трудовая книжка отдается на руки сотруднику в день увольнения. Если работник по каким-либо причинам не смог забрать трудовую книжку или отказался ее забирать, то ему направляется уведомление о том, что сотрудник должен явиться за книжкой или дать согласие на пересылку ее почтой.

С момента отправления уведомления с предприятия снимается ответственность за задержку выдачи трудовой книжки. При следующем обращении сотрудника книжка ему выдается в течение 3 дней.

Если выдача трудовой книжки задерживается по вине работодателя, он обязан возместить работнику не полученные за время задержки денежные средства. В подобном случае день выдачи книжки считается днем прекращения трудовой деятельности. Новый день увольнения оформляется приказом и соответствующей записью в трудовой книжке. Недействительной считается ранее произведенная запись об увольнении.

Если сотрудник скончался, то трудовая книжка отдается родственникам под расписку, либо высылается почтой после предоставления ими заявления.

Правильное применение печатей

Как оформить трудовую книжку без использования печатей? Конечно же, никак. Иногда работодатели ставят слишком много оттисков печати, либо напрочь забывают о них. Каждая запись в трудовой книжке удостоверяются печатью предприятия.

Ранее на трудовые книжки ставилась печать отдела кадров. По новым Правилам применение такой печати является не действительным.

Особенности оформления трудовых книжек у ИП

В отличие от предприятий, индивидуальные предприниматели вносят данные обо всех изменениях, связанных с деятельностью сотрудника в момент их совершения. То есть, если на предприятии в трудовую книжку запись о приме на работу делается через пять дней, то ИП делает эту запись в первый день работы нового сотрудника.

При заполнении раздела сведений о награждениях в начале указывается полное название ИП в виде заголовка. Затем проставляется порядковый номер записи и уже потом вносятся данные о награждениях и о подтверждающих их документах.

При увольнении сотрудника в трудовой книжке делается соответствующая запись, основанием которой служит приказ. Дата записи и сама запись должны быть идентичны тексту приказа.

Для правильного оформления трудовой книжки нужно не только верно указать причину увольнения, но и статью Трудового кодекса РФ, предусматривающую подобную запись.

Если ИП принимает на работу молодого специалиста, не имеющего трудовую книжку, то ему нужно завести на такого сотрудника книжку самостоятельно. Сотрудник же обязан возместить стоимость книжки внесением денежных средств в кассу или эта сумма будет удержана из его заработной платы (с письменного разрешения).

Необходимо отметить, что в трудовой книжке наименование индивидуального предпринимателя записывается полностью. Например: «Индивидуальный предприниматель Захаров Семен Петрович».

Источник: https://hr-portal.ru/article/pravila-i-osobennosti-oformleniya-trudovoy-knizhki

Правила заполнения трудовых книжек

ТК — по закону это (ст.66 ТК РФ), персональный документ, отражающий качество работы и информацию о работе человека, а также его профессиональный стаж. Книжку создает первый официальный работодатель.

За правильное ведение трудовой книжки отвечает наниматель.

Ведение трудовых документов для компании или частного предпринимателя является обязательным, только молодые специалисты без какого-либо опыта работы вообще могут быть приняты без трудовой книжки, а также люди, которые трудятся по совместительству.

Зачем нужна трудовая книжка, ее приобретение и оформление

В обороте существуют типы документов от 2004, 2003, 1973, 1938 годов. Все данные образцы действительны и в замене не нуждаются.

Функции, выполняемые трудовой книжкой, следующие:

• Из нее можно узнать о причинах увольнения сотрудника с предыдущих мест работы, о награждениях, о стаже
• Трудовая книжка требуется для расчета пенсии

Работодатель должен предоставить сотруднику трудовую книжку, если он нанимается впервые после окончания ВУЗа или иного учебного заведения.

Работник должен обратиться в отдел кадров с просьбой завести ему трудовую книжку в письменном виде.

При оформлении трудовой книжки молодой специалист должен присутствовать лично, а оформить ее обязаны в первые пять дней работы сотрудника. Плата за создание ТК взимается с работника (п.47 правил оформления), но не всегда:

• ТК оформили неверно;
• ТК потеряли;
• Потеряли множество ТК из-за чрезвычайного происшествия;

Во всех этих случаях расходы на чистый бланк трудовой книжки берет на себя работодатель.

Иногда возникает ситуация, что у нанимаемого работника есть опыт работы, но трудовая книжка потеряна или отсутствует по какой-то другой причине. Сотруднику отделом кадров предприятия оформляется новая ТК, в которую вписывается:

• Подтверждённый рабочий стаж;
• Поощрения и благодарности из старой ТК;

Приобретение чистых трудовых книжек — исключительно задача нанимателя, они покупаются в зависимости от количества нанимаемых лиц, которые устраиваются в компанию с отсутствующей книжкой. Бланки ТК может продавать только официальный продавец («ГОЗНАК»), закупка трудовых у иных лиц не предусмотрено трудовым кодекса и является его нарушением, за которое работодатель понесет ответственность ( 5.27 КоАП). В этой статье мы рассказываем про бухгалтерскую отчетность малого предприятия.

Учет трудовых документов

Обязательства за правильное сохранение трудовых документов полностью ложатся на плечи нанимателя — это регулируется в законе (VI раздел правил Правительства РФ от 2003 года). В современной практике существуют два документа, предназначенные для контроля за трудовыми книжками:

• Журнал учета трудовых книжек. Ведет отдел кадров компании, в него записываются дата принятия работника, анкетные данные, должность, номер приказа о назначении, реквизиты ТК.
• Книга приходно-расходная. Ведет бухгалтерия предприятия. В этой книге отражаются все операции по покупке бланков трудовых книжек и вкладышей в них, заносятся реквизиты.

Страницы в вышеуказанных документах имеют порядковый номер, прошнурованы, имеют пломбу, печать и подпись руководителя организации. Подробно о ведении данных документов можно узнать в пункте 41 правил Правительства РФ от 2003 года №225.

Ведение и хранение трудовых книжек работников

Чтобы назначить лицо, под ответственностью которого будет оформление и ведение трудовых книжек, личных карточек сотрудников, руководитель компании пишет приказ в свободной форме — это узаконено в п.

45 правил Правительства РФ от 2003 года №225.

На большом предприятии оформляет трудовые обычно в отделе кадров, если же отдел кадров в компании отсутствует, то трудовые книжки и прочие документы могут быть под ответственностью бухгалтерии, отдела делопроизводства, секретариата.

Чтобы изменить подчиненного, ответственного за ведение трудовых книжек, следует заключить соглашение приема-передачи. В соглашение вписываются личные данные собственников книжек, количество передаваемых документов. Без подписей сдавшего и принявшего дела, акт считается недействительным.

Хранить трудовые книжки важно в месте, недоступном для третьих лиц. Чаще всего трудовые документы хранят в запирающемся шкафу или сейфе, если правила хранения нарушены, т.е.

документы могут быть подвержены порче в месте хранения, на предприятие могут быть наложены штрафные санкции. Срок хранения трудовых книжек — до увольнения работника.

Срок хранения трудовых документов регламентируется перечнем типовых документов (п. 664, 686 и 695 Перечня):

• Приходно-расходная книга по учету бланков ТК- 5 лет;
• Книга учета движения ТК– 75 лет;
• Невостребованные трудовые книжки – 75 лет;

Инструкция по ведению трудовых книжек

Заполнение новой (пустой) трудовой книжки:

1. Записи производятся только при помощи шариковойгелевойперьевой авторучки чёрногосинегофиолетового цвета.
2. Все записи делаются на основании приказа, в трудовую вносится его номер.
3. Все записи производятся без сокращений и имеют свой номер в пределах раздела.
4. Использование римских цифр неприемлемо, все даты вписываются арабскими числами.

Заполнение титульного листа трудовой книжки (проверка правильности заполненного)

• ФИО по паспорту (не сокращаем)
• Дата рождения. Месяц прописью, число и год — цифрой: 5 декабря 1975 года
• Образование («высшее профессиональное», «среднее профессиональное»)
• В именительном падеже специальность («юрист», «учитель»)
• Дата заполнения (в течение 5 дней после приема на работу)
• Подпись и ее расшифровка, а также подпись (расшифровка) собственника ТК
• Печать компании

Сведения о приеме на работу (проверяем правильность заполненного)

Внимание! Перед записью важно поставить печать предприятия и дублировать прописью его реквизиты.

• Порядковый номер записи
• Дата приема сотрудника
• «Принят (а) в (название отдела) на должность (наименование)»
• Приказ, его номер

Во время увольнения во второй строке записывается дата (последний рабочий день работника), в третьей — повод расторжения рабочих отношений и отсылка к соответствующей статье ТК.

Работа по совместительству и трудовая книжка

Информации о трудовой деятельности по совместительству может быть занесена в ТК в отделе кадров основной компании-нанимателя. Запись о совместительстве не обязательна по закону и производится лишь по личной инициативе владельца документа (ст.66 ТК).

Гражданину необходимо предоставить прошение в письменном виде с желанием сделать запись в ТК в кадровую службу основной компании-нанимателя, а также приложить заверенную копию трудового соглашения с росписью директора из компании, где трудится в качестве совместителя.

Если поменялись данные собственника ТК

Личная информация в ТК подлежат корректировке, если у работника изменилась анкетная информация. Как происходит смена фамилии в трудовой книжке? Данные, которые изменились, вносятся в ТК при подтверждении соответствующими документами.

Если сотрудница изменила фамилию в связи с замужеством, то подтверждающим документом должно выступить свидетельство о браке. Корректировка информации выполняется путем зачеркивания старой информации и вписывании новой.

С внутренней стороны обложки ставится печать и подписывается руководитель отдела кадров.

Как правильно заверить трудовую книжку?

Кадровая служба компании может заверить копию трудового документа. Для этого требуется сделать копии всех, содержащих записи страниц. По месту работы на них поставят печать, текущую дату и надпись: «Копия верна».

Также свою подпись поставит ответственное лицо организации и отметит на копии, что вы работает в компании в настоящее время.

Заверенную таким образом копию принимают любые организации, как подтверждение постоянного места работы.

Работа без трудовой книжки, неправильные записи

Если сотрудник работает без трудовой книжки и с ним не заключен трудовой договор, то он не устроен официально.

Большое количество нанимателей действуют, пренебрегая законодательством и выдавая заработную плату «в конверте», это позволяют им существенно экономить на налоговых отчислениях.

За такую «экономию» работодатель может быть арестован Федеральной налоговой службой с целью проведения проверки и наложения санкций вплоть до уголовного наказания.

Отказ организации от ведения трудовых книжек или некорректное их ведение является нарушением трудового законодательства, за которое существует штраф в размере от 1000 до 5000 рублей для должностных лиц и порядка 50000 для юридических (Постановление ФАС МО от 26.10.2006 N КА-А40/10220-06).

Также контролерами может быть остановлена деятельность компании на срок до 90 суток.

Если наниматель несвоевременно исправляет неправильные записи в трудовой, то он должен возместить работнику ущерб, который равняется периоду, в течение которого сотрудник не мог вести трудовую деятельность.

Сведения о награждениях

Подводя итоги, добавим, что, безусловно, трудовая книжка – документ важный, подлежащий строгой отчетности, но последние десятилетие вокруг него упорно витают слухи о предполагаемой отмене.

С какой целью? Даже видные ученые в сфере права затрудняются ответить на этот вопрос. Сторонниками отмены считается, что трудовая книжка — пережиток советского прошлого, атавизм. Но вместо ТК, они ничего предложить не могут.

Следовательно, на данном этапе развития трудовых отношении между сотрудниками и работодателем, этот документ необходим.

Как оформляется отпуск и как начисляются декретные для беременных сотрудниц?

Тонкости ведения кассовых операций с подробными правилами здесь.

Что нужно для открытия кафе: http://svoy-business.com/nachalo-deyatelnosti/vidyi-biznesa/kak-otkryit-kafe-s-nulya.html

Источник: http://svoy-business.com/personal/rabota-s-personalom/pravila-oformleniya-trudovyih-knizhek.html

Оформление трудовой книжки: в чем заключается процедура

Обязанность по оформлению и ведению трудовой книжки закреплена за работодателем. Документ служит подтверждением общего и специального стажа для расчета пенсионных выплат. Какие сведения отражаются в трудовой книжке, где она хранится, как вносятся изменения в документ, какие особенности существуют в отношении занятости в ИП, подробно в этом материале.

Структура и содержание трудовой книжки

Понятие трудовой книжки содержится в ст. 66 ТК РФ. Документ оформляется один раз и в него вносятся записи на протяжении всей жизни работника. Ведется формуляр только сотрудниками кадровой службы или ответственными лицами при отсутствии такого отдела – индивидуальным предпринимателем или руководителем организации.

Оформление документа осуществляется на бланке строгой отчетности. Если пустые поля в трудовой книжке закончились, то прикладывается вкладыш по той же форме. В трудовой книжке фиксируются сведения:

• На корочке прописываются документы, на основании которых вносятся изменения в личные данные сотрудника. При смене фамилии это может быть свидетельство о браке и удостоверение личности. Если персональные данные в течение всего срока исполнения трудовых обязанностей не меняются, то эта сторона остается незаполненной.
• На титульном листе фиксируется полное Ф. И. О. гражданина, дата рождения, профессия, информация об образовании. Записи заверяются синей печатью организации, оформившей первично документ. При утере или повреждении трудовой книжки – по текущему месту работы.

Заполненный титульный лист трудовой

• Сведения о трудовой занятости, включая даты приема и увольнений с указанием приказов, на основании которых внесены записи. Информация о переводах на другую должность или место деятельности. Правовое основание для внесения записи — ссылка на статью Трудового кодекса РФ при прекращении отношений с работодателем. К примеру, ст.77 ТК РФ «Увольнение по собственному желанию». Записи обязательно сопровождаются датами в формате ХХ. ХХ. ХХХХ. Каждому заполненному полю соответствует порядковый номер, делают заверение синей печатью организации или ИП, с которыми заключен договор, и подписью руководителя либо ответственного работника кадрового отдела.

• Дополнительно указываются даты и номера приказов о поощрениях или назначенных награждениях.

Как хранятся трудовые книжки и бланки для них

Трудовые книжки печатаются на специальных бланках утвержденного образца.

На предприятии в отношении хранения документов строгой отчетности на работников устанавливаются следующие требования:

• ответственность за содержание и обеспечения сохранности трудовых книжек лежит на работодателе;
• находится формуляры должны в несгораемом шкафу;
• доступ к бланкам получают только ответственные лица, которым передается ключ от шкафа;
• каждая выемка документов осуществляется при внесении соответствующей записи в журнал строгой отчетности с указанием даты и Ф. И. О. сотрудника.

Правила учета трудовых книжек и их хранения детально прописаны в Постановлении Правительства №225.

Оформление и выдача документа

Выдача формуляра и его первичное оформление, а также ведение трудовых книжек осуществляется для сотрудников следующих категорий:

• при заключении трудового договора на постоянную занятость;
• при принятии в штат на временной основе;
• при выполнении сезонных работ, если место трудовой занятости является основным;
• при принятии работника на работу по договору на оказание услуг, если осуществляются отчисления в социальные фонды;
• при заключении договора на внутреннее совместительство, при внешнем – работы в других организациях ИП оформление и хранение трудовой книжки не предусмотрено.

Порядок учета трудовых книжек

Если работник ранее был трудоустроен официально, то он должен предоставить по новому месту занятости документ о стаже на хранение в кадровый отдел.

При принятии формуляра кадровый работник проверяет формуляр на подлинность, сверяет личные данные, вносит запись с указанием даты и номера приказа о принятии на работу, проставляет печать принявшей сотрудника организации.

Ведет реестр трудовых книжек отдел кадров при заполнении журнала. При передаче документов на предприятие проставляется дата и подпись ответственного лица в принятии формуляра на хранение в кадровый отдел предприятия.

Зачем оформлять трудовую книжку

Основным назначением трудовой книжки является подтверждение общего и специального стажа для получения пенсионных отчислений. Также сведения, указанные в документе, анализируются при принятии на новую должность или при назначении для выполнения трудовых обязанностей на определенном месте занятости.

Оформление трудовой книжки: правила и сроки

При принятии на работу по трудовому контракту впервые обязанность по оформлению документа лежит на организации или ИП, с которым заключен договор.

Если бланк строгой отчетности был утерян или испорчен, то нужно завести также новую трудовую книжку. Сделать книжку нужно в первый день, куда вносятся сведения с приказом о назначении на должность. Выдать документ сотруднику нужно в последний день его работы.

Копии трудовых книжек

Выдача трудовой книжки работнику осуществляется в день прекращения трудового договора. Согласно последних поправок возможно предоставление документа на временной основе не более 3 дней для урегулирования формальностей в Пенсионном фонде РФ. С работника запрашивается расписка с обязательством вернуть документ в течение указанного срока.

Копия трудовой книжки, заверенная работодателем

В иных ситуациях возможна только выдача заверенной кадровым отделом копии трудовой книжки для предоставления в различные инстанции: суд, налоговую службу, при совместительстве и др. Выписку выдают на основании заявления работника.

Основания для записей

Заполнение трудовой книжки осуществляется на основании документов:

• титульный лист со сведениями об образовании – на основании диплома или иных документов об окончании учебного заведения;
• свидетельство о браке и паспорт гражданина РФ – при изменении личных данных работника;
• приказы о назначении на должность, переводе, увольнении, назначении поощрения или награды, при обнаружении помарки при заполнении бланка строгой отчетности.

Грамматические нюансы

Любые изменения в трудовую книжку вносятся при зачеркивании и внесении правильных сведений с заверением печатью предприятия и подписью ответственного сотрудника кадрового отдела.

Рядом следует внести правильную информацию, если она касается даже технических моментов, как неправильная нумерация записей в трудовой книжке либо ошибки в Ф. И. О. работника, наименовании специальности.  

Внесение исправлений и коррекция ошибок в документе

Поправки в трудовую книжку вносятся кадровым работником или руководителем предприятия. Существуют общие правила:

• производится зачеркивание сведений одной горизонтальной линией;
• вносится верная информация;
• проставляется синяя печать организации и подпись ответственного лица.

Отражение трудовой деятельности руководящих сотрудников

Пример записи в трудовой книжке директора

Сведения о трудоустройстве руководящего состава компании вносятся кадровым отделом, при его отсутствии – самим директором или индивидуальным предпринимателем.

Выдача трудовой книжки после увольнения работника

При увольнении сотрудника выносится соответствующий приказ Сведения о нем вносятся в трудовую книжку, запись заверяется печатью организации и печатью Документ выдается в последний день работы.

При отказе сотрудника в получении трудовой книжки, составляется соответствующий акт, работнику направляется уведомление о возможности получения трудовой книжки почтой.

Если в этот момент специалист занят в удаленном офисе, находится в командировке или не имеет возможности прибыть в кадровый отдел, ему направляется извещение о необходимости явки на предприятие для получения трудовой книжки. Как вариант, представляется возможность дать согласие на отправку трудовой книжки Почтой России.

Если работодатель – индивидуальный предприниматель

Трудовая книжка заводится независимо от того, в каком статусе находится работодатель – организации или ИП. Правила ведения записей в бланке строгой отчетности не зависит от формы создания предприятия.

На сотрудников индивидуальное предприятие также обязано делать отчисления в социальные фонды, в связи с этим страховые выплаты идут на формирование пенсии. Документ предоставляется для подтверждения стажа в ПФ РФ.

Законодательная база

Правила выдачи и ведения трудовых книжек, их хранения закреплены в нормативной базе, действующей в 2018 году:

Источник: https://truddogovor.ru/kak-proishodit-oformlenije-trudovoi-knigki/

Оформление трудовой книжки

Несмотря на то что вскоре планируется массовый переход на электронные трудовые, сейчас обычные, бумажные книжки всё ещё остаются очень важным документом, заведение которого обязательно при первом трудоустройстве, начиная с которого он должен будет вестись постоянно.

В трудовую вносятся все важные сведения о работе. Поэтому работодатель должен знать, как её правильно оформить, делать записи, и какие могут понадобиться документы.

При первом устройстве на работу обязательно нужно оформить трудовую в течение недели после того, как работник устроился. Занесением данных занимается, конечно, не сам обладатель документа, а работник отдела кадров, ответственный за ведение трудовых.

Обычно он же ответственен и за хранение, и он же заводит этот документ, поскольку работник при себе его не имеет, и его выдают непосредственно на предприятии.

Всё время, пока он продолжит работу в компании, трудовая будет храниться в ней, а при увольнении её необходимо выдать ему на руки, после чего он уже с ней отправится к следующему работодателю.

Иногда с работника, для которого заводится трудовая, удерживается её стоимость, а в некоторых случаях нет. Это зависит от того, какие порядки приняты в компании, но само право удержать деньги есть, поскольку трудовые должны ею закупаться. Иногда компания обязана осуществить замену документа за свой счёт, а именно:

• При его неверном заполнении её сотрудниками.
• Если произошла порча, и владелец не виноват в ней.
• Если документы были массово утеряны.

Где приобрести трудовую книжку?

Как правило, приобретает книжку сам работодатель, работнику же остаётся лишь выплатить её стоимость – да и то обычно не нужно делать специально, сумму просто вычитают из следующей заработной платы.

Хорошо, если вся процедура так упрощена, но иногда работнику приходится и самому заниматься её приобретением: либо компания маленькая, и оказалось, что в ней просто нет закупленных впрок трудовых, или же они стоят дороже, и работник решает сэкономить, приобретя себе трудовую сам.

Сделать это можно в киоске Роспечати или в любом канцелярском магазине – их продажа свободна. Правом на производство обладает лишь «Госзнак», и на произведённых им трудовых книжках имеется специальная защита. Это касается именно новых образцов, принятых с 2004 года, при этом старые никто не отменял и, хотя выглядят они иначе, но по-прежнему действительны.

В отличие от отдельных сотрудников, предприятия обычно закупают трудовые оптом, заказывая их у компаний, имеющих контракт с «Госзнаком», либо непосредственно у него.

Перевозятся они в таком случае при помощи компании, имеющей право на перевозку защищённой полиграфической продукции. При приобретении обязателен учёт – чтобы вести его, необходим журнал учёта трудовых.

Каждое использование бланка затем отражается в журнале, равно как и порча.

Относительно стоимости трудовой стоит сказать, что сейчас её можно приобрести примерно за 250-400 рублей в зависимости от региона.

Для оптовых клиентов действуют скидки, потому компании приобретают их за 100-150 рублей. Для не слишком честных руководителей это иногда служит дополнительным способом обогатиться – ведь при больших объёмах доход от подобной спекуляции может оказаться не таким уж и малым.

Какие документы нужно представить?

Если ранее сотрудник не работал, следовательно, это для него первое оформление трудовой, то он должен представить ряд документов:

• паспорт;
• данные об образовании – диплом либо зачётная книжка, если оно ещё не окончено.

Потребуются они уже при заполнении книжки, из них нужно будет получить данные. При покупке эти документы не нужны. Если же трудовую работник получает в организации, то также не надо оформлять заявление на неё, поскольку выдавать их должны всем. Но вот если речь идёт о замене утерянной, то заявление, обычно, написать нужно.

Помимо перечисленных документов, если потребовалось заменить утерянную книжку, также могут потребоваться данные о стаже работника. Возможно также его образование изменилось, или он прошёл службу в армии, чтобы внести сведения об этом тоже нужны будут подтверждающие документы.

Срок внесения записей

Как гласит Трудовой кодекс (статья 66), обязательно завести книжку или внести записи в уже имеющиеся, если сотрудник проработал в компании более пяти дней, и эта работа у него основная.

Это вступает в небольшое противоречие с Постановлением Правительства № 225 «О трудовых книжках», в пункте 8 второго раздела которого указывается, что завести трудовую необходимо не позже чем через неделю работы – то есть оно позволяет не оформлять её на день дольше. Маловероятно, что возможны какие-либо штрафы при столь мелком нарушении 66 статьи ТК, то есть, если работодатель немного не уложился в срок, но всё же лучше ориентироваться именно на меньший временной период.

Порядок внесения записей

Давайте разберемся, как оформить трудовую и начать её вести. Первым шагом станет оформление титульного листа, а его основные правила изложены в Постановлении Министерства труда № 69. Запись должна вестись следующим образом:

• ФИО работника вносятся по паспорту, без сокращений;
• дата рождения записывается при помощи арабских цифр;
• указывается уровень образования;
• прописывается специальность исходя из той, что отражена в дипломе;
• проставляется дата, в которую начато ведение документа.

После того как заполнение титульного листа завершено, расписывается принятый на работу, тем самым заверяя, что указанные сведения верны, атем ставит подпись и заполнявший титульный лист сотрудник, принимая ответственность за дальнейшее ведение. Наконец, проставляется печать компании.

Когда титульный лист оформлен, можно приступать к внесению первых записей. 

Необязательно самой первой должна быть запись о трудоустройстве в компанию, в которой оформляется книжка: зачастую это сведения о том, что гражданин прошёл обучение либо отслужил в армии – поскольку ни в учебном заведении, ни в армии трудовые не заводят. Хотя между окончанием учёбы или службы и внесением записи может пройти довольно большое время, но дата внесения записи ставится именно актуальная.

И уже после сведений об обучении или службе делается запись об устройстве на работу. В третьем разделе всё того же Постановления № 69 подробно оговариваются следующие детали:

1. Название организации-работодателя не должно содержать сокращений даже в том случае, если они допустимы во внутренних документах компании.
2. В первую графу ставится номер записи.
3. Во вторую – дата в формате число-месяц-год, тоже полностью (например – 15.05.2017).
4. В следующую – должность, на которую принят гражданин, подразделение, разряд, если есть испытательный срок – его продолжительность.
5. Затем указывается, на основании чего внесена запись – обычно это приказ о приёме на работу; название документа не должно содержать сокращений, также необходимо указать номер и дату, когда он был принят.

После этого трудовая, наконец, будет полноценно заведена, о чём следует внести запись в журнал движения книжек – этим занимается тот же сотрудник, что завёл документ.

Неверно внесённая запись

Даже при чётком выполнении инструкций ошибки исключить нельзя. Если такое случилось, то важно правильно от неё избавиться – на этот счёт есть чёткие инструкции. Как указывается в Постановлении Правительства № 225, исправлением должен заниматься тот же сотрудник, который и допустил ошибку. Основанием может стать заявление работника, либо же сотрудник может сам заметить ошибку.

Но не всегда это возможно.

Иногда ответственный сотрудник к этому моменту уже уволен, и тогда внести исправление будет должен другой, иногда и вовсе организация, в которой внесли запись, уже прекратила существование,тогда исправление должны будут внести сотрудники кадрового отдела нового работодателя, но прежде необходимо получение специального распоряжения руководства на этот счёт. При утере книжки для восстановления данных применяются такие документы, как трудовой договор и справки с предыдущих мест работы.

Если же всё не так сложно, и требуется всего лишь исправить недавно внесённую неверную запись, то она не должна зачёркиваться. Вместо этого, вносится ещё одна, в которой указывается, что запись под определённым номером является недействительной – это сообщение необходимо удостоверить подписью автора, а также печатью компании. Затем вносится верная информация.

Оформление для различных категорий

Есть определённые категории работников, оформлене трудовой для которых будет иметь порядок, отличный от обычного. Это:

1. Несовершеннолетние – список необходимых документов при приёме на работу окажется больше, чем обычно. Понятно, зачем – необходимо предоставить гораздо больше гарантий соблюдения всех прав согласно закону. Что касается именно трудовой, то отличие в том, что личность будет удостоверяться по свидетельству о рождении, кроме того, потребуется справка из школы, в которой работник получает образование. Завести трудовую можно с 14 лет.
2. Студенты – образование подтверждается справкой из деканата либо студенческой книжкой.
3. Совместители – запись о дополнительном месте работе должна вноситься при желании самого сотрудника, для этого предоставляются копии заявления и приказа о приёме.
4. Индивидуальные предприниматели – взять трудовую предприниматель должен будет самостоятельно, своими силами, и оформить её.

Источник: http://ZnatokTruda.ru/trudovaja-knizhka/pervichnoe-oformlenie/