Порядок оформления документов при приеме на работу

Перечень обязательных и дополнительных документов при приеме на работу

По правилам приема на работу работников соискателю необходимо собрать определенный пакет документов. Некоторые из них являются обязательными и будут требоваться в любой компании. Другие предоставлять в целом не обязательно, но в конкретной организации могут потребовать их предоставить, в зависимости от рода деятельности.

Собираем документы для оформления на работу

Статьей 65 Трудового Кодекса Российской Федерации установлен перечень документов, которые могут запросить при приеме на работу.

1. Паспорт или иной документ для удостоверения личности соискателя.

2. Трудовая книжка. Не требуется предъявлять в следующих случаях:

• соискатель впервые получает работу. В этом случае трудовая книжка оформляется работодателем;
• трудовая книжка утеряна или повреждена — претенденту на работу по его заявлению (с указанием причины отсутствия трудовой) оформляется новая;
• в случае, если работник поступает на работу по совместительству.

После расторжения трудовых отношений осуществляется выдача трудовой книжки работнику.

3. Страховое свидетельство государственного пенсионного страхования (СНИЛС). Если соискатель получает работу впервые, то СНИЛС оформляется работодателем.

4. Военный билет или иной документ воинского учета (например, приписное свидетельство). Обязательно для военнообязанных и лиц, подлежащих призыву на военную службу.

Учитесь и желаете устроиться на работу? Узнайте, как оплачивается учебный отпуск.

Особенности внесения записей в трудовую книжку сотрудника.

5. Документ об образовании (диплом, возможно, потребуется оценочный лист). Требуется для подтверждения квалификации соискателя и наличия у него образования соответствующего должности, на которую он претендует.

Для некоторых профессий, таких как машинист автокрана, стропальщик, машинист экскаватор и т.п., также необходимо наличие удостоверения о прохождения обучения соответствующей профессии, подтверждающее его квалификацию. Такие работники должны ежегодно проходить переаттестацию (чаще всего в той организации-работодателе), о чем в удостоверении ставится соответствующая отметка.

Для водителей (равно как и для машинистов автокранов и экскаваторов) требуется наличие водительского удостоверения на право управления тем видом транспорта, на котором он будет работать.

6. Справка о наличии либо отсутствии судимости. Требуется при поступлении на работу, на которую, в соответствии с законодательством Российской Федерации, не допускаются лица, имеющие судимость или подвергающиеся уголовному преследованию.

7. Медицинская справка по форме 086/у. Некоторые виды деятельности могут быть связаны с повышенной опасностью для здоровья человека (например, прием на работу медицинских сотрудников). В таких случаях и требуется медсправка, в которой указано наличие или отсутствие противопоказаний к осуществлению какой-либо деятельности.

Также медицинская справка обязательна для несовершеннолетних, т.к. при наличии каких-либо проблем со здоровьем врач может запретить подростку заниматься определенным видом работы (например, при проблемах со зрением не допускается работа с компьютером).

При приеме на работу в условиях Крайнего Севера из других регионов необходимо заключение об отсутствии противопоказаний для работы и жизни в данных условиях

Обязательным для получения работы (даже в случае приема на работу временного работника) является только наличие паспорта, поэтому прием на работу без паспорта не допускается. Все остальные документы требуется предоставлять только при наличии определенных условий.

В списке не значится, но работодателю требуется

Несмотря на то что в законе прямо запрещается требовать с претендента дополнительные документы, не предусмотренные законодательством, алгоритм приема на работу сотрудника вполне может предусматривать наличие следующих документов:

1. Заявление о приеме на работу. Пишется работником в процессе оформления на работу. Подшивается к личному делу сотрудника, которое заводится работодателем.

2. Фотография 3х4 (3 шт.). Фотографии требуются для личного дела работника, оформления пропуска. Также могут потребоваться для подшивания к личной карточке работника по форме Т-2.

3. Свидетельство о постановке на учет в налоговом органе (ИНН).

4. Справка о доходах по форме 2-НДФЛ. Такая справка предоставляется в случае, если кандидат меняет место работы. Для него выгодно ее представить, т.к. в случае расчета по больничному листу будет учитываться заработок на предыдущем месте работы. Следовательно, сумма выплат по больничному может быть повышена в случае, если стаж работника на новом месте минимален.

Как осуществляется прием на работу на испытательный срок?

Способы расчета отпуска в различных ситуациях.

Узнать о деятельности компании по ИНН: http://svoy-business.com/organizatsiya-biznesa/dokumentatsiya/kak-proverit-ip-po-inn.html

5. Характеристика с предыдущего места работы. Для соискателя лучше иметь такую характеристику при себе, т.к. это повышает его шансы получить работу и добиться более выгодных условий.

6. Работодатель может потребовать документы о семейном положении работника (свидетельство о браке, свидетельство о рождении при наличии детей, справка об инвалидности ближних родственников и т.п.).

По этим документам работнику могут быть предоставлены дополнительные льготы. Например, многодетному сотруднику отпуск предоставляется в любое время года по его желанию.

Также возможно оказание материальной помощи со стороны работодателя.

7. От иногородних работников может требоваться регистрация по месту временного пребывания.

8. Для занятия муниципальной службой законодательство РФ требует предоставление следующих сведений:

• о расходах работника, его имуществе и имущественных обязательствах. Такие же сведения подаются о супруге работника и его несовершеннолетних детях;
• о доходах за год, предшествующий поступлению на работу.

Предоставление этих документов не обязательно, однако они могут повысить шансы кандидата занять желаемую должность.

Прием на работу иностранного работника

Для трудоустройства иностранного гражданина необходимо, чтобы у него было разрешение на работу, выдаваемое Федеральной Миграционной Службой по месту пребывания. При этом иностранцу прямо запрещено законом (№ 115-ФЗ «О правовом положении иностранных граждан») работать за пределами субъекта РФ, в котором у него имеется разрешение на временное проживание.

https://www.youtube.com/watch?v=EQ0qIzi7kI4

В остальном, перечень документов, предусмотренный регламентом приема на работу сотрудника из другого государства, совпадает с перечнем для граждан Российской Федерации.

Собирать ли все эти документы?

Подведя итоги, можно сделать вывод, что проще всего при устройстве на работу придется гражданину РФ, впервые устраивающемуся на работу. В этом случае прием на работу работника оформляется при наличии только паспорта и/или, в отдельных случаях, документа об образовании, о воинском учете и медицинской справки. Остальные документы (трудовая книжка, СНИЛС) будут оформлены работодателем.

Однако при устройстве на работу лучше собрать максимально полный пакет документов. Это повысит шансы на трудоустройство. Соискатель сможет претендовать на лучшие условия труда (например, на более высокую зарплату).

Если работодатель заинтересован в привлечении и удержании высококвалифицированных работников, то, на основании некоторых документов, может предоставить сотруднику определенные льготы или выплачивать ему компенсации.

Источник: http://svoy-business.com/organizatsiya-biznesa/dokumentatsiya/perechen-obyazatelnyih-i-dopolnitelnyih-dokumentov-pri-prieme-na-rabotu.html

Порядок оформления документов при приеме на работу

Прием на работу является завершающей ступенью найма и подтверждается оформлением отношений начальника и подчиненного. Оформление приема на работу достаточно трудоемкий процесс, имеющий массу тонкостей. Попробуем разобраться в них по порядку.

Порядок оформления

На основании существующего Трудового кодекса РФ, а именно 67 статьи, наниматель должен произвести надлежащее оформление трудовых взаимоотношений с соискателем письменно в 2 экземплярах, закрепленных подписями сторон (1 – остается в компании, другой передается работнику). Когда в какое-либо подразделение компании необходим оригинал договора, то может потребоваться 3 и более экземпляров.

Общие данные по оформлению прописаны в 68 статье Кодекса. Данная статья говорит о том, что прием осуществляет на основании приказа или распоряжения нанимателя, издаваемом по информации из подписанного сторонами трудового договора (ТД).

Приказ – не замена ТД, а только его закрепление, т.е. внутренний файл фирмы, оставляемый в ее пределах. Огласить приказ обязаны на протяжении 3 дней, после принятия на работу. Ознакомившись — соискатель ставит подпись, на руки он получает лишь надлежащим образом заверенную копию (при желании).

Трудовой договор – прекрасное основание для начала рабочих отношений, его заключение является обязательным с 01.02.2002 года. Подписание ТД осуществляется не только при найме на основную должность, но и при совместительстве, работе на дому, сезонном труде. Будет различаться лишь «начинка» ТД.

Документы для оформления ТД, согласно 65 ст. Кодекса

1. Документ, подтверждающий личность, например, паспорт.
2. Трудовая книжка (не нужна книжка при совместительстве или на первом трудовом месте).
3. СНИЛС.
4. Военно-учетная документация.
5. Данные об уровне образования (диплом, свидетельство и т.д.).
6. Полис ОМС.

Все вышеуказанные документы будут возвращены сотруднику, кроме трудовой книжки (она остается на хранение у работодателя, к которому вы поступаете на основное место работы, согласно Правил хранения и ведения книжек).

При необходимости, представитель отдела кадров снимет копии и оставит их для подшивания в личное дело.

Работодатель имеет право запросить работника предоставить и иную информацию, но это лишь с его согласия. Надобность предоставления дополнительных сведений должна обязательно регулироваться ТК РФ или иными законодательными актами. Если в законодательстве нет какой-либо документации, то соискатель ее предоставлять не обязан.

Перечень дополнительной документации

1. Свидетельства о рождении детей (ребенка).
2. Справка о беременности жены.
3. Документ, подтверждающий заключение брака.
4. Наличие ученой степени или иного звания.
5. Справка о наличии группы инвалидности.
6. Документ, подтверждающий присутствие в радиационной зоне при аварии на Чернобыльской АЭС.

Документация из указанного перечня дает гарантию предоставления льгот, предусмотренных законом, но требовать их обязательного приложения к общему перечню – нельзя.
Составление заявления о принятии на работу обычно не обязательно, кроме принятия на государственную или муниципальную службу.

Порядок приема и оформления на работу

• Ознакомление с трудовым распорядком, данными по охране труда, при наличии – коллективным договором и локальными нормативными актами под роспись.
• Предъявление соискателем документации, необходимой для оформления ТД.
• Обсуждение, составление и подписание ТД.
• Выдача полагающегося сотруднику экземпляра ТД.
• Выпуск приказа или распоряжения о принятии на работу.
• Оглашение приказа, заверение, выдача копии (если нужно).

Трудовой договор и приказ хоть и главные документы, необходимые для поступления на работу, но не единственные.

Приказ – основание для оформления дальнейшей документации

• Оформление новой трудовой книжки (если первая работа) или внесение записи в уже существующую книжку.
• Создание и оформление личной карты.
• Открытие Л/С (лицевого счета) бухгалтерами.
• Заполнение Табеля учета рабочего времени (ТУ).
• Создание личного дела, когда это присуще данной фирме.
• Запись в Журнал регистрации ТД.
• Пометка в Книге учета Распоряжений.
• Запись в учетном Журнале карт сотрудников (личных дел, когда они заводятся).
• Обязательно заполняется учетная книга движения книжек и вкладышей.

Во главе предприятия может стоять президент, гендиректор, просто директор, глава и т.д.

В каждом из перечисленных случаев порядок оформления будет разниться, и зависеть от самой организации, ее учредительной документации, внутренних правил, а также существующего закона.

Порядок заключения трудового договора

Понятие трудового договора четко прописано в 56 ст. Кодекса. Заключить ТД может минимум 2 стороны – сотрудник и работодатель.

Ответственность за соблюдение порядка заключения ТД всегда лежит на нанимателе. Если Правила нарушаются, вследствие чего работа не может быть продолжена, то ТД прекращается согласно 11 пункту 77 статьи Кодекса.

договора

ТД – условия, обговоренные и принятые обеими сторонами в процессе заключения.
Договор содержит обязательные условия, без которых он недействителен, а также дополнительные, включаемые на усмотрение участников.

Чтобы та или иная сторона могла понести ответственность за свои действия, в ТД включаются индивидуализирующие данные.

О сотруднике:

1. Ф.И.О. полностью.
2. Данные из документа, подтверждающего личность.

О работодателе:

1. Наименование работодателя. Если юридическое лицо (ЮЛ), то название фирмы с использованием огранизационно-правовой формы и Ф.И.О. лица, на которого возложены права и обязанности нанимателя. Если работодателем является физическое лицо (ФЛ), то указываются только его Ф.И.О.
2. Для ФЛ – данные документа, подтверждающего личность.
3. ИНН для всех, кроме ФЛ, не зарегистрированных в качестве индивидуальных предпринимателей (ИП).
4. Если договор подписывал представитель, то указывается основание, наделившее его такими полномочиями и сведения о данном лице.

Также необходимо указание реквизитов (дата, место) относительно заключения ТД. Место жительства, юр. адрес, почтовый адрес, а также другие данные указываются в заключительной части договора.

Обязательные условия ТД по 57 статье ТК РФ

• Место работы (если это филиал, подразделение в отдаленной местности или же представительство, то указываются особенности обособленности, месторасположение).
• Трудовая функция (должность по штатному расписанию, квалификация, род деятельности в рамках данной компании).
• Дата начала работы. Если договор срочный – длительность и причины его заключения. Когда в договоре не указана дата, когда работник должен приступить выполнению своих обязанностей, то по умолчанию – это следующий день, после вступления ТД в силу.
• Условия оплаты (ставка, оклад, премирование, надбавки, возможные поощрения).
• Режимы труда и отдыха подробно указываются только в том случае, когда они разнятся с общими правилами, установленными в компании. Если режимы те же, то достаточно сослаться на внутренний распорядок компании.
• Выплата компенсаций за тяжкий труд или работы в опасной для жизни обстановке (если таковые имеются).
• Характер работы (в случае, когда требует разъездов, командировок, подвижности в работе и т.д.).
• Условия социального страхования.
• Иные условия. Пункт «иные условия» дает понять, что по закону в перечень «обязательных» могут быть внесены дополнения.

Факультативные (доп.) условия

1. Если про наличие испытания ничего не сказано, то испытательного срока (ИС) нет. Также следует запомнить, что данный срок может быть не больше 3 месяцев, для руководящего персонала, главбухов и их заместителей – 6 месяцев (если нет каких-либо ограничений в ФЗ). При заключении ТД на срок 2-6 месяцев – ИС не более 2 недель.

   ИС не включает периоды пребывания на больничном и иные дни, когда сотрудник фактически не находился на рабочем месте. По завершению ИС человек, продолжающий работу, зачисляется в штат, так как он прошел испытание.

   Если работодателя не устраивают результаты деятельности сотрудника во время ИС, то договор расторгается без выходного пособия.

2. Неразглашение охраняемой тайны (коммерческой, служебной и т.д.).
3. Обязанность отработки определенного срока, после обучения за счет предприятия.
4. Дополнительное страхование (если имеется).
5. Иные условия.

Можно заметить, что последний пункт также отставляет список дополнительных условий открытым.

Прием на работу без испытательного срока по 70 статье ТК РФ

• Люди, избранные на конкурсной основе для замещения.
• Беременные и женщины, у которых имеются дети до 1,5 лет.
• Несовершеннолетние.
• Лица, впервые поступающие на работу по имеющейся специальности не позднее 1 года после окончания.
• Люди выборных должностей с оплатой труда.
• Приглашенные лица, по согласованному нанимателями переводу с предыдущего места работы.
• При заключении договора на срок менее 2 месяцев.
• Иные лица, согласно ТК РФ, ФЗ или коллективным договором компании.

Трудовой договор подписывается обеими сторонами и заверяется печатью компании.

Условия ТД могут быть изменены по соглашению сторон, кроме случаев, указанных в ТК.

Когда весь перечень документов оформляется надлежащим образом – начинаются трудовые взаимоотношения. Если соблюдать вышеуказанный порядок оформления документов, то проблем не возникнет, как и оснований для расторжения или внесения дополнений в трудовой договор. Будьте внимательнее – соблюдайте установленный порядок!

Источник: https://kadryprof.ru/trudoustrojstvo/priem-na-rabotu/poryadok-oformleniya-priema.html

Прием на работу работника — пошаговая инструкция, оформление 2019

Работой по трудоустройству новых лиц на предприятии обычно занимаются специалисты отдела кадров или сотрудники, на которых возложена эта обязанность.

Их задача — быстро и без ошибок составить все документы, соблюдая требования Трудового Кодекса РФ.

Во избежание возможных ошибок в процессе трудоустройства наемных рабочих предлагаем использовать порядок приема на работу в виде пошаговой инструкции, представленной ниже.

Процедура оформления на рабочее место строго регулируется трудовым законодательством и, в первую очередь, трудовым кодексом.

В зависимости от категории лиц, к которой относится принимает человек, могут быть различные отклонения от стандартной пошаговой инструкции, могут добавлять дополнительные шаги.

Например, имеет свои особенности устройство на работу:

• иностранных работников;
• дистанционных сотрудников;
• несовершеннолетних лиц.

Как оформить трудоустройство — пошаговая инструкция

Операции по приему сотрудников следует выполнять в определенной последовательности, так как некоторые документы являются основанием для составления следующих.

Основные этапы оформления представлены в виде пошаговой инструкции ниже, в таблице расписаны основные шаги, которые предстоит пройти сторон в процессе трудоустройства.

Какие документы нужны от работника?

На новое место работы сотрудник должен принести следующие документы:

• паспорт или другой документ удостоверяющий личность;
• трудовую книжку;
• ИНН;
• СНИЛС;
• военный билет для военнообязанных;
• диплом, аттестат, свидетельство или иной документ об образовании, если требуется подтвердить наличие специальных знаний.

При приеме на некоторые должности в отделе кадров могут потребовать и другие справки. Так для педагогов необходима справка об отсутствии судимости.

Полный перечень документов для приема на работу.

Работникам, связанным, с вредными и опасными условиями труда, следует пройти медицинскую комиссию и подтвердить отсутствие противопоказаний по состоянию здоровья. Прохождение медкомиссии обязательно при приеме несовершеннолетних сотрудников.

Ксерокопии документов, предъявляемых сотрудником, заверяются и хранятся в личном деле.

Иногда возникают ситуации, что у новых работников отсутствуют какие-либо документы. В налоговой инспекции может быть не получено свидетельство об ИНН, или не оформлено пенсионное свидетельство (если на работу принимается пенсионер). По закону отказать в оформлении по такой причине нельзя. Поэтому следует индивидуально подойти к каждому случаю, и рассмотреть возможность их оформления уже после приема на работу.

В законодательстве не предусмотрено обязательное предоставление ИНН работодателю. СНИСЛ при трудоустройстве впервые оформляется работодателем.

Если документ был получен, но позже утерян, работник может написать заявление на восстановление, и новое свидетельство будет оформлено через отдел кадров.

Кадровая документация, которую должен заполнить работодатель

Ниже представлены для бесплатного скачивания образцы документов, которые необходимо оформлять при приеме на работу нового сотрудника.

Трудовой договор

Унифицированной формы договора не существует. Каждое предприятие может разрабатывать её с учетом особенностей своей деятельности.

Трудовой договор заключается письменно в двух экземплярах, один из которых остается у работника. Он обязательно содержит информацию о месте работы, должности, режиме работы.

Если сотрудник будет трудиться в условиях вредных или опасных для здоровья, об этом должно быть записано в договоре.

Может быть указан конкретный размер заработной платы или записано, что оплата труда будет производиться на основании штатного расписания.

Скачать образец типового трудового договора 2019 — doc.

Приказ о приеме на работу

Документ оформляют на основании трудового договора на унифицированном бланке Т-1, Т-1а или по форме, утвержденной на предприятии.

В приказе указывают:

• срок договора;
• подразделение, в которое принимают работника;
• его табельный номер;
• оклад.

Если работника принимают на неопределенный срок графу «Принять на работу по…» заполнять не нужно.

В специально отведенной графе делают отметку об особых условиях работы. Если таковых нет, можно оставить её пустой или написать фразу «основная работа»

С приказом нужно письменно ознакомить сотрудника в течение трех дней.

Скачать образец приказа об устройстве в организацию — doc.

Личная карточка

Вся информация, заносимая в трудовую книжку, должна дублироваться в личной карточке. Её составляют по форме Т-2.

При первоначальном оформлении карточку заполняют вручную или с применением печатающей техники. В последующем данные добавляют только вручную, так как с каждой записью должен ознакомиться работник, и своей подписью подтвердить правильность внесенной информации.

Если при заполнении личной карточки допущена ошибка, её нужно исправлять в соответствии с правилами снесения исправлений в первичные документы. Для этого неверную запись нужно зачеркнуть одной чертой, рядом внести правильные данные, написать слово «исправлено» и заверить подписями специалиста отдела кадров и сотрудника.

Скачать бланк форма Т-2 — doc.

Скачать образец заполнения личной карточки — doc.

Договор о полной материальной ответственности

При приеме на должности, связанные с получением, хранением и отпуском материальных ценностей или денежных средств, составляют договор о материальной ответственности. Его подписывают только с сотрудниками, достигшими возраста 18 лет.

Одновременно с подписанием договора следует письменно ознакомить работника с нормативными документами, определяющими порядок использования имущества и денежных средств.

Скачать образец договора о материальной ответственности — doc.

Договор о неразглашении коммерческой тайны

Если сотрудник в процессе работы имеет дело с конфиденциальной информацией, целесообразно заключить договор о неразглашении коммерческой тайны.

В этом случае на предприятии должно быть принято положение о коммерческой тайне, определяющий порядок защиты информации от разглашения. С ним также нужно ознакомить работника.

Скачать образец договора о коммерческой тайне — doc.

Как внести запись в трудовую книжку?

При поступлении на работу сотрудник должен принести трудовую книжку с предыдущего места работы. Если это первое место работы, она оформляется работодателем на новом бланке и специалисты отдела кадров кроме данных о приеме заполняют титульный лист документа.

Информация о приеме записывается вручную на основании приказа. Его номер и дата указывается в соответствующей графе трудовой книжки. Обязательно заносится дата приема, должность и место работы.

Записи делаются не позднее, чем через пять дней после приема работника. Сокращения и исправления не допускаются.

Пошаговая инструкция по оформлению сотрудника на постоянную работу представлена в данном видео:

Источник: https://9trud.ru/kak-prinyat-rabotnika-na-postoyannuyu-rabotu/

Оформление сотрудника на работу — пошаговая инструкция

Кто вам сказал, что если заплатить налоги, то можно спать спокойно? Кто бы это ни был, этот человек вас обманул. Точнее, сказал не всю правду. Кроме уплаты налогов, у предпринимателя есть обязанности соблюдать и другие законы. Например, правильно оформлять сотрудников. В этой статье мы научим, как это сделать.

Этап первый — заявление о приеме на работу

Итак, после удачного собеседования решено брать человека на работу. Первое, что должен сделать будущий сотрудник, — написать заявление. Оно подается на имя руководителя организации. Документ пишется в свободной форме от руки. Для удобства можно распечатать готовые бланки. Текст должен быть примерно таким:

“Генеральному директору ООО “Иванов и партнеры” Иванову Ивану Ивановичу от Петрова Петра Петровича.

Заявление

Прошу принять меня на работу на должность менеджера по продажам”.

Дата, подпись.

Заявление о приеме на работу подписывается руководителем или его замами, уполномоченными нанимать сотрудников. Помимо визы директор должен указать свое согласие — написать “Не возражаю”, “Согласен” или что-то подобное.

Этап второй — медицинский осмотр

Это не для всех. Правительством Российской Федерации разработан перечень профессий, для которых медицинские осмотры обязательно.

Это работники, занятые во вредных условиях труда, врачи, вахтовые работники.

Применительно к интернет-магазину медосмотр должны проходить офисные служащие, работающие с компьюером более 50% рабочего времени и торговые работники — например, продавцы точек выдачи товара, а также курьеры.

Если у вас интернет-магазин продуктов питания или доставка фастфуда — суши, роллов и гамбургеров, то сотрудникам, которые участвуют в работе с едой, нужна еще и медицинская книжка. А несовершеннолетние проходят медосмотры вне зависимости от профессии — все подряд.

Для прохождения медицинской комиссии вы должны выдать будущему сотруднику направление. Утвержденной формы для него нет, но есть перечень требований к этому документу. Согласно приказу Минсоцразвития № 302н в направлении должны быть указаны:

• наименование организации с указанием формы собственности (ИП или ООО);
• коды деятельности по ОКВЭД;
• наименование медучреждения, в которое направляется работник;
• ФИО работника и наименование должности;
• указание подразделения (отдел продаж, бухгалтерия и так далее);
• перечень вредных факторов.

По данным, указанным в направлении на осмотр, врачи решат, каких специалистов должен пройти соискатель и какие сдать анализы. После успешного прохождения осмотра на руки сотруднику выдается справка с заключением о пригодности к работе.

Примечание. В российском законодательстве есть понятие “Специальная оценка условий труда”. Любой предприниматель обязан пригласить специализированную организацию для того, чтобы те исследовали все рабочие места и дали заключение о состоянии рабочих мест и специфике деятельности. Именно на основании этого заключения решается, нужны сотрудникам медосмотры или нет.

Этап третий — приказ о приеме на работу

Работник вернулся к вам с медсправкой, подтверждающей его пригодность к работе. Теперь дело за вами. Первое, что вы должны сделать как работодатель, — издать приказ о приеме на работу. Это основной документ при трудоустройстве. На его основании заключается трудовой договор, о котором мы расскажем в свое время.

В приказе указывается наименование организации, ФИО руководителя, порядковый номер документа. Текст следующий:

“Принять на работу Иванова Ивана Ивановича на должность менеджера по продажам с такого-то числа”

Дата, подпись.

Работника знакомят с приказом о приеме на работу под личную подпись. Приказ регистрируется в журнале учета приказов. К нему прикладывается справка о медосмотре и заявление о приеме на работу — это будет личное дело сотрудника.

Этап четвертый — заключение трудового договора

Договор сотавляется в двух экземплярах — по одному для каждой стороны. В документе указываются базовые вещи:

• размер оплаты труда;
• должность, подразделение (например, менеджер отдела продаж);
• кому непосредственно подчиняется работник;
• испытательный срок, если он есть;
• должностные обязанности;
• прочие условия работы.

Еще один важный пункт, который обязательно нужно прописать в трудовом договоре: режим работы и отдыха. Формулировка примерно такая: “Для работника устанавливается 40-часовая рабочая неделя. Режим работы — с понедельника по пятницу, с 9:00 до 18:00. Суббота и воскресенье — выходные дни”.

Иногда трудовой распорядок указывается в инструкциях, которые работник читает после подписания трудового договора. А потом, после сдачи экзаменов, расписывается за них.

Так вот, получается, что сотрудник не ознакомлен с трудовым распорядком под роспись сразу. В нашей практике был случай, когда один из менеджеров, отработав первый день, пропал с радаров на две недели.

После чего появился, как ни в чем не бывало и был уволен за прогулы.

А потом началось самое интересное. Хитроумный сотрудник обратился в суд с исковым требованием о восстановлении в должности. В заявлении он указал, что не знал о том, что должен ходить на работу каждый день.

И при изучении документов суд не нашел ни одного опровержения его словам. Не было ни одной бумажки, в которой сотрудник расписался бы о знании режима работы. Формально его действительно не известили, что он должен работать каждый день с 9 до 18.

Соответственно, не было и прогулов, и причины для увольнения. Суд восстановил работника в должности.

Именно для того, чтобы этого не произошло, надо известить работника о режиме работы в первый же день. И лучший способ сделать это — включить данный пункт в трудовой договор.

Этап пятый — внесение записи в трудовую книжку

Если у сотрудника уже есть заполненная трудовая, нужно просто внести туда новую запись. Это делает инспектор отдела кадров или уполномоченное лицо. Это может быть сам индивидуальный предприниматель. Запись предельно проста:

“Принят на работу в ООО “ХХХ” на должность менеджера по продажам в отдел продаж с такого-то числа такого-то месяца на основании приказа № 1”.

Дата, подпись инспектора или должностного лица, печать организации. Или отдела кадров, если он у вас есть.

Это если трудовая существует. Если сотрудник устраивается на работу впервые и трудовой книжки у него нет, ее надо завести. Трудовая продается в любом книжном магазине или магазине канцелярских товаров. Сотрудник должен ее приобрести и принести вам.

А вы, в свою очередь, заполнить титульный лист. Данных там минимум — ФИО работника, его образование и профессия, дата рождения, дата заполнения книжки и подпись ответственного лица. Обычно это инспектор отдела кадров или уполномоченный работник.

В случае индивидуального предпринимателя — сам ИП.

Первая страница заполняется разборчивым почерком, без помарок и исправлений. Этот документ останется с работником на всю жизнь и понадобится при оформлении пенсии. Также на титульный лист ставится печать организации.

Уведомляем государство о статусе работодателя, начинаем платить отчисления

Для начала немного отвлечемся и порассуждаем о глобальном. В нашей стране есть пенсионное обеспечение, медицинское страхование и прочие блага от государства. Для этого есть специальные фонды: пенсионный, фонд социального страхования и налоговая инспекция. Именно оттуда государство берет средства на пенсии по старости, лечение и реабилитацию профзаболеваний и другие нужды.

Становясь работодателем, вы обязаны отчислять во все эти фонды деньги. Это основа социального благополучия населения. Коротко расскажем, как это работает:

1. Налоговая инспекция. Собирает налоги — и ваши, и ваших работяг. Вы уплачиваете налог с прибыли, сотрудники — налог на доходы физических лиц — НДФЛ. Деньги идут на содержание госаппарата, оплату труда врачей, учителей, полиции и так далее.
2. Пенсионный фонд России — ПФР. Аккумулирует деньги на выплату пенсий по старости.
3. Фонд социального страхования — ФСС. Фонд оплачивает лечение травм после несчастных случаев на производстве, профессиональных заболеваний, санаторно-курортное лечение.

В 2018 году вам нужно подать одно-единственное уведомление — в фонд социального страхования. В пенсионный и налоговую ничего сообщать не нужно: они сами все узнают из первой квартальной отчетности.

После подачи уведомлений вы начинаете платить взносы. Налоги и пенсионные отчисления платятся в ФНС, страховые взносы — в фонд социального страхования. Поскольку пенсионные отчисления контролирует налоговая, а не пенсионный фонд, в последний о взносах нужно сообщать. Причем ежемесячно. Оплатили страховые взносы в налоговую — подаете уведомление об уплате в ПФР. И так — каждый месяц.

Резюмируем. Для того, чтобы не было проблем с госведомствами, вы должны оплачивать страховые, пенсионный взносы и налоги на каждого работника. Для этого нужно подать уведомление в фонд социального страхования. На это дается 30 дней после приема сотрудника на работу. После этого делайте перечисления в налоговую и ФСС, а в пенсионный фонд носите ежемесячные отчеты об уплате взносов.

Гражданско-правовой договор

Бывает, что нужно нанять сотрудников на разовую работу. Например, в вашем офисе требуется косметический ремонт. Надо переклеить обои, покрасить стены, заменить сантехнику и плитку в уборной. Не нанимать же для этого в штат сантехников, штукатуров и маляров! Здесь на помощь придет гражданско-правовой договор.

Такое соглашение оформляется на разовые работы. Классический пример гражданско-правового договора — это договор подряда. Вы выступаете в роли заказчика, а исполнитель — в роли подрядчика. В документе прописывается вид и объем работы, сроки ее выполнения и условия оплаты.

После выполнения заказа стороны подписывают акт приемки выполненных работ и финансовые документы, после чего расстаются с миром.

Что делать, если работники нужны раз от разу?

Представим себе ситуацию. У вас есть небольшой интернет-магазин и используете единый налог на вмененный доход — ЕНВД. Налоговая декларация на этом режиме сдается раз в квартал. Но заполнять ее сами вы не хотите и не умеете — лучше нанять для этих целей квалифицированного бухгалтера.

Как и в случае с ремонтом офиса, невыгодно держать специалиста для того, чтобы он раз в 3 месяца заполнял одну единственную бумажку и относил ее в налоговую. Поэтому лучший вариант в этой ситуации — договор аутсорсинга, или заемного труда.

Выглядит это так. В некой организации трудится бухгалтер на полную ставку. Вы договариваетесь с ее руководителем о том, что раз в квартал он предоставляет бухгалтера вам — для составления и подачи отчетности. И заключаете соответствующий договор.

Это и будет договор аутсорсинга.

Горькая правда жизни вместо вывода

А теперь давайте считать. Знаете, какой штраф грозит индивидуальному предпринимателю, если он не оформляет работников как положено? От 5 тысяч рублей. Если не вдаваться в математику, то примерно столько же взносов в фонды нужно платить на каждого работника каждый месяц. И это при минимальном размере оплаты труда.

Казалось бы, предпринимателям проще оплачивать штрафы, чем законно оформлять своих сотрудников. Но это все от незнания законов. При ближайшем рассмотрении выяснится, что уплачивая все положенные взносы, вы только экономите.

Например, больничные можно оплатить не из своего кармана, а из фонда социального страхования. А за страховые отчисления вполне реально сэкономить на налогах. Мы обязательно научим вас этому в следующих статьях.

А пока — оформляйте сотрудников как положено и спите спокойно!

Источник: https://www.insales.ru/blogs/university/kak-pravilno-oformit-sotrudnika-na-rabotu

Прием работника на работу — порядок оформления и необходимые документы

Действующим законодательством предусмотрен следующий порядок оформления приема на работу в негосударственные организации:

Рассмотрим подробнее каждый из этапов.

Какие документы необходимы для приема на работу

Любой кандидат желая поступить на работу (заключить трудовой договор), сообщает о себе много хорошего: и какой он компетентный, работоспособный и ответственный, и, вообще, очень исполнительный и покладистый. Но для заключения трудового договора одних заверений будущего работника недостаточно.

Законодатель предусмотрел определенный перечень документов, которые будущий работник обязан предоставить при заключении трудового договора, а, следовательно, у работодателя есть право требовать от кандидата на должность предоставления таких документов.

Согласно статье 65 Трудового кодекса РФ (ТК) лицо, поступающее на работу, предъявляет работодателю:

1. паспорт или иной документ, удостоверяющий личность. Понятие «иной документ», удостоверяющих личность, ТК не раскрывает. Универсального перечня таких документов, применимого к трудовым отношениям, нет. На практике под иными документами понимаются: свидетельство о рождении; заграничный паспорт — для иностранцев и другие документы;

2. документы  воинского  учета  —  для  военнообязанных  и  лиц;

3. документ об образовании, о квалификации или наличии специальных знаний.

В отдельных  случаях с учетом специфики работы и личности самого работника Трудовым кодексом РФ, иными нормативными актами может предусматриваться необходимость:

• предъявления при заключении трудового договора дополнительных документов, к примеру, водительское удостоверение (при трудоустройстве на должность водителя), разрешение на работу (при приеме на работу иностранного работника) или медицинскую книжку (при работе в сфере торговли, образования, медицины, общепита);

• прохождения предварительного (при приеме на работу)  медицинского осмотра;

• предоставления справки о наличии (отсутствии) судимости и (или) факта уголовного преследования либо о прекращении уголовного преследования по реабилитирующим основаниям, выданную в порядке и по форме, которые устанавливаются федеральным органом исполнительной власти, осуществляющим функции по выработке и реализации государственной политики и нормативно-правовому регулированию в сфере внутренних дел, — при поступлении на работу, связанную с деятельностью, к осуществлению которой в соответствии с Трудовым кодексом РФ, иным федеральным законом не допускаются лица, имеющие (имевшие) судимость, подвергающиеся (подвергавшиеся) уголовному преследованию.

В статье 65 ТК особо оговаривается, что запрещается требовать от лица, поступающего на работу, документы помимо непредусмотренных ТК, иными федеральными законами, указами Президента Российской Федерации и постановлениями Правительства РФ.

Например, достаточно часто приходится отвечать на вопросы о необходимости ИНН (свидетельства о присвоении человеку индивидуального номера налогоплательщика). Ознакомившись со статьей 65 Трудового кодекса РФ мы увидим, что об ИНН там нет ни слова, значит — такое требование незаконно.

Также достаточно часто можно встретить объявление о работе с указанием в числе требований наличие постоянной регистрации (прописки) в регионе нахождения работодателя. Такое требование незаконно, если оно не относится к иностранным гражданам.

Что такое локальный нормативный акт

Согласно статье 5 ТК трудовые и другие непосредственно связанные с ними отношения регулируются трудовым законодательством, иными нормативными правовыми актами, содержащими нормы трудового права, а также коллективными договорами, соглашениями и локальными нормативными актами, содержащими нормы трудового права.

Трудовой кодекс РФ не содержит определения локальных нормативных актов.

В теории трудового права под локальными нормативными актами (ЛНА) понимаются принимаемые работодателем акты, которые содержат правила поведения, рассчитанные на неоднократное применение к неопределенному кругу лиц. Такие акты вправе принимать почти все работодатели (статья 8 ТК).

В некоторых случаях Трудовой кодекс РФ прямо предусматривает необходимость утверждения локальных нормативных актов.

Поскольку Трудовым кодексом РФ не установлены требования к форме локального нормативного акта, работодатель определяет ее самостоятельно. Наиболее распространенные формы таких актов — положение, правила и инструкция.

Некоторые специалисты относят к локальным нормативным актам также штатное расписание и график отпусков, которые составляются по унифицированным формам, утвержденным Постановлением Госкомстата России от 05.01.2004 № 1.

Это утверждение является спорным.

Точка зрения, в соответствии с которой штатное расписание и график отпусков можно считать ЛНА, основана на следующих доводах:

• оба документа утверждаются работодателем, т.е. принимаются им согласно статье 8 ТК;

Источник: https://yuridicheskaya-konsultaciya.ru/trudovoe_pravo/priem_na_rabotu.html