Использование служебного транспорта в личных целях ответственность

Как прописать использование служебного транспорта в должностной инструкции

• не меняет его трудовую функцию (новая трудовая функция не возникает);
• может рассматриваться как вид социальной гарантии для определенных работников.

А раз нет совмещения, значит, и доплата работнику за управление автомобилем не положена.

Тот факт, что сотруднику предоставили служебное авто, еще не означает, что ему автоматически положена доплата за совмещение его должности и должности водителя Однако даже если работник возит какие-то грузы (торговый представитель — образцы), но в трудовом договоре предусмотрено, что он исполняет свои обязанности с использованием автомобиля, тогда совмещение должностей отсутствует, а значит, требование о доплате неправомерно. В этом случае управление автомобилем выполняется в рамках заключенного трудового договора и предусмотренной им трудовой функции, что не подразумевает каких-либо доплат.

Работнику предоставлено служебное авто

Разбираемся с доплатой за совмещение Необходимость доплаты работнику за управление служебным автомобилем зависит от того, действительно ли он выполняет работу водителя, то есть перевозит грузы или людей.

ПРЕДУПРЕЖДАЕМ РУКОВОДИТЕЛЯ Если работник на служебном автомобиле возит грузы или людей, при этом ни в трудовом договоре, ни в должностной инструкции про управление автомобилем ничего не сказано, то ему положена доплата за совмещение.

Это можно выяснить из содержания трудового договора работника и должностной инструкции, если она является частью этого договораст.
57, ч. 3 ст. 68 ТК РФ.

Если работник выполняет, помимо своих основных обязанностей, предусмотренных трудовым договором или должностной инструкцией, дополнительные обязанности водителя, которые в трудовом договоре не указаны, то имеет место совмещение профессий (должностей), за которое работнику положена доплатач. 1, 2 ст. 60.2, ст.

Как оформить использование сотрудником служебного транспорта

Страхование личных автомобилей сотрудников, в соответствии с Федеральным законом «Об обязательном страховании гражданской ответственности владельцев транспортных средств», не подлежит компенсации со стороны Организации.

Как оформить использование служебного авто? Автомобиль предоставляется сотрудникам Организации, принятым на работу в Организацию и занимающим должность, предполагающую предоставление служебного автомобиля, или выполняющим работу, связанную с частыми служебными поездками. Сотрудники Организации, которым автомобиль не предоставляется, вправе в служебных целях по согласованию с руководителем своего подразделения и Транспортной службой Организации использовать автомобиль под управлением водителя Организации.2.

Каков порядок использования работником служебного транспорта

На основании личного заявления работника, копии технического паспорта автомобиля и приказа директора об установлении размера и порядка выплаты компенсации бухгалтерия начисляет компенсацию и списывает ее в расходы.

При этом работник должен предоставить работодателю как подтверждение: путевой лист, чеки. Подробнее об этом см. в доп. материалах.

Далее отметим, что если работник управляет транспортом в рабочее время, то его использование осуществляется в общем порядке, в том числе необходим предрейсовый осмотр.

В организации должен быть приказ о совмещении работником профессии (должности) водителя, а в трудовом договоре пункт о том, что он сам управляет автомобилем и доплата за это.

О предрейсовых и послерейсовых медицинских осмотрах: Законодательством установлены особенности регулирования труда работников транспорта.

Как оформить деловые поездки работников организации Порядок и размеры возмещения расходов, связанных со служебными командировками, работникам других работодателей определяются коллективным договором или локальным нормативным актом (ЛНА) организации, если иное не установлено Трудовым кодексом РФ. Трудности: • требуется оформление командировки на каждый выезд работника, даже если он случается каждый день (однодневные командировки); • нельзя оформить командировку на неполный день; • нельзя оформить командировку при необходимости выезда в различные организации в городе, где находится офис работодателя.Например, однодневная служебная поездка работника с посещением 20 контрагентов в одном городе; • не всех работников можно отправить в командировки.

Сотрудник, управлявший автомобилем Организации и виновный в причинении ущерба Организации, обязан из личных средств выплатить разницу между реальной величиной ущерба и суммой страхового возмещения.

Положения, на основании документов, подтверждающих произведенные расходы, в соответствии с порядком, установленным в Организации.

Документы, подтверждающие расходы сотрудника Организации на эксплуатацию автомобиля, принимаются от сотрудника Организации Транспортной службой Организации ежедневно в рабочие часы, а отчет о приобретении горючего (бензина) по системе » » и произведенных мойках автомобиля — вместе с заполненным Путевым листом в течение первых рабочих дней месяца, следующего за отчетным.

Источник: http://territoria-prava.ru/kak-propisat-ispolzovanie-sluzhebnogo-transporta-v-dolzhnostnoj-instruktsii/

Использование служебного автомобиля в личных целях — как оформить, ответственность

— Организация бизнеса — Кадры — Использование служебного автомобиля в личных целях

Довольно распространенной на территории Российской Федерации является практика, в соответствии с которой работодатели предоставляют возможность использования служебного автомобиля в личных целях своими сотрудниками.

При этом правовое регулирование данного вопроса является достаточно сложным аспектом с точки зрения оформления пользования транспортом организации.

Так, неправильное оформление использования служебного автомобиля в личных целях, в том числе и в выходные дни или нерабочее время, может повлечь за собой привлечение работника или работодателя к ответственности.

Законы и нормативные акты, регулирующие использование служебного автомобиля в личных целях

С точки зрения российского законодательства, вопрос предоставления работникам права на использование находящихся на балансе предприятия транспортных средств практически никак не рассматривается.

Однако во многих случаях, особенно при длительной работе, большом стаже и определенном уровне доверия со стороны работодателя, предполагается возможность использования служебного автомобиля сотрудником в личных целях, но в данной ситуации у многих работодателей возникает логичный вопрос, связанный с тем, как оформить данную процедуру.

Точных рекомендаций в данном случае законодательством не предусмотрено, в отличие от использования личного автомобиля в служебных целях, для которого есть достаточное количество различных рабочих механизмов с прозрачным законодательным регулированием. Поэтому сейчас работодатели прибегают к нескольким отдельным методикам предоставления рабочего транспорта сотрудникам, к которым можно отнести:

• Устные договоренности. Использование служебного транспорта в целях расчета расходов предприятия в вопросах налогообложения требует регулярного оформления путевых листов и снятия показателей одометра для установления фактического пробега во время работы. В то же самое время, работникам разрешается ездить на автомобиле во внерабочее время при условии, что они будут заправлять транспорт и фактически никак не повышать расходы предприятия, отдавая автомобиль в том же состоянии. Также может практиковаться и перемотка одометра, если таковая может быть реализована, однако означенные действия имеют под собой еще меньше правовых оснований. Однако данные расхождения впоследствии могут вылиться в привлечение как работника, так и работодателя к ответственности по ряду различных причин, а если с автомобилем пройдет ДТП, то серьезные проблемы также могут возникнуть и у сотрудника, и у работодателя.
• Оформление приказа о предоставлении права использовать автомобиль в личных целях. В данном случае порядок использования транспорта предприятия его водителями должен предусматривать наличие определенной внутренней нормативной базы в виде локальных актов и правил внутреннего распорядка, непосредственно регулирующих рассматриваемые вопросы. При этом необходимо, чтобы работодатель обратил внимание на ряд дополнительных условий и аспектов подобного предоставления транспорта работнику, без учета которых также может состояться привлечение к ответственности одной из сторон взаимоотношений.
• Оформление договора аренды с сотрудником. Данный способ является наиболее простым с точки зрения оформления правоотношений, кроме того, он в некоторых случаях позволяет также реализовать и иные схемы использования автомобиля между предприятием и самим работником, что позволит снизить бюрократические затраты. Однако и в этом вопросе есть множество нюансов, которые должны быть учтены, а само оформление договора аренды должно в обязательном порядке учитываться в доходах предприятия, что также может быть негативным аспектом с точки зрения налогообложения.
• Оформление доверенности на работника. Данный способ является одним из наиболее простых с точки зрения обеспечения права управления транспортом предприятия и применения его в личных целях. Однако в этом случае работодатель должен быть уверен в своем работнике, так как привлечь его к ответственности в случае дорожного происшествия, порчи или повреждения имущества или просто перерасхода горюче-смазочных материалов предприятия будет практически невозможно.

Оформление аренды служебного автомобиля на работника

Заключение договора аренды с сотрудником регулируется на основании положений и нормативов Гражданского кодекса, который предусматривает возможность аренды транспортных средств при помощи своих отдельных нормативов.

Договор аренды в данном случае может предусматривать обязанность арендатора предоставлять автомобиль арендодателю в определенные периоды – например, на время рабочего дня и не использовать его в данное время.

При этом подобный способ использования служебного автомобиля в личных целях требует от работодателя как юридического лица или предпринимателя, передающего свою собственность в аренду, учета доходов от данной аренды.

Этот факт также требует, чтобы предприниматель имел право на предоставление транспортных средств в аренду, вне зависимости от того, предоставляется ли оно сотруднику или нет.

Соответственно в некоторых случаях отсутствие данных прав может стать если не причиной привлечения предпринимателя к ответственности, то как минимум повышенного внимания со стороны контролирующих органов.

В целом же, данный метод имеет как свои преимущества, так и недостатки и к его особенностям можно отнести:

• Полный спектр гарантий со стороны работника о сохранности автомобиля и его личной ответственности за его обслуживание.
• Необходимость уплаты дополнительных налогов за полученные от аренды доходы.
• Наилучшая в сравнении с любыми другими способами правовая база, обеспечивающая использование служебного автомобиля в личных целях.

Использование автомобиля организации в личных целях на основании приказа и внутренних актов

Работодатель своим приказом или иными распоряжениями может разрешать работникам использовать транспортные средства предприятия в своих личных целях. Однако таковое оформление требует учета множества отдельных нюансов.

Прежде всего, как бы ни была оформлена передача работнику транспорта в данном случае, с точки зрения законодательства таковые действия будут являться передачей автомобиля в безвозмездное пользование.

А значит, могут считаться также и получением работником дохода в натуральной форме.

Чтобы избежать подозрений и претензий со стороны налоговой службы и иных надзорных и контролирующих органов, рекомендуется заключать с работником полноценный договор безвозмездного пользования транспортом, с учетом обязанностей самого сотрудника. Таковые же обязанности должны быть продублированы и в положениях локальных нормативных актов или приказов предприятия.

Если работник будет оплачивать издержки, например – амортизацию автомобиля и ГСМ, то в данном случае использование транспорта уже вряд ли сможет считаться получением дохода в натуральной форме. К главным особенностям подобного способа оформления можно отнести:

• Уменьшение затрат каждой из сторон.
• Отсутствие строгого правового регулирования.
• Наличие рисков привлечения к ответственности в связи с несовершенством правовой базы.
• Использование служебного автомобиля в личных целях по доверенности

Наличие доверенности на текущий момент не является необходимым для управления транспортным средством – достаточным подтверждением наличия права на управление им является полис ОСАГО.

Однако если транспортное средство принадлежит предприятию, оно вправе выдавать доверенности на использование собственного имущества, в том числе и на управление находящимися на балансе организации автомобилями.

При этом в данном случае могут возникать правовые коллизии, так как по мнению некоторых представителей ГИБДД, путевой лист в любом случае является обязательным в отношении работников предприятия, однако для предъявления обвинений в его отсутствии им необходимо все же доказать, что работник передвигается во исполнение рабочих обязанностей, а не по личным делам.

Таким образом, доверенность является достаточно удобным способом для использования служебного автомобиля на выходных или в любое иное время.

Однако от предприятия требуется фактически высокий уровень доверия к работнику, так как собственник автомобиля не может требовать от сотрудника ни обслуживания транспортного средства, ни компенсации расходов на бензин либо амортизации.

Тем не менее, этот вариант будет оптимальным, если автомобиль используется директором предприятия в личных целях или одним из его учредителей – например, если изначально транспорт находился в собственности у данного лица и был переведен на баланс предприятия. В целом, особенности подобного механизма пользования служебным транспортом в индивидуальных целях могут быть следующими:

• Высокие риски организации, так как фактически управляющее автомобилем лицо не несет ответственности за его сохранность.
• Достаточно простое правовое регулирование без каких-либо дополнительных нюансов и тонкостей.
• Возможность использовать автомобиль в любое время в личных целях.

Езда на служебном автомобиле в личных целях без оформления и ответственность за нее

С точки зрения законодательства, на транспорт, осуществляющий движение по инициативе какого-либо субъекта хозяйствования в обязательном порядке должен оформляться путевой лист, в котором должна также стоять отметка о медицинском осмотре водителя.

При этом ситуации, когда работниками используется данный транспорт в нерабочее время не рассматриваются российскими законами в принципе. Ответственность же за езду без медосмотра или путевого листа является достаточно серьезной и может предусматривать до 100 тыс.

рублей штрафа, налагаемого на юридическое лицо и до 500 рублей штрафа – на водителя.

Важный факт – путевой лист может оформляться не только на один день, так что достаточно распространенным механизмом использования служебного автомобиля в личных целях является регулярное оформление путевого листа на длительный срок – например на неделю или месяц. В таком случае никаких оснований для привлечения к ответственности работодателя или работника не будет.

В целом же, отсутствие оформления может грозить как работнику, так и работодателю, а к его особенностям можно отнести:

• Отсутствие каких-либо бюрократических препятствия и необходимости оформления документов.
• Минимальный уровень правовой защищенности работодателя и работника.
• Высокие риски привлечения к ответственности при отсутствии необходимых документов.

(25 голос., 4,70 из 5)
Загрузка…

Источник: https://delatdelo.com/organizaciya-biznesa/ispolzovanie-sluzhebnogo-avtomobilya-v-lichnyh-tselyah.html

2 вопроса о Служебном Автомобиле в Личных Целях

Эксплуатация служебного автомобиля в любой организации завязана на ведении путевой документации. Использование служебного автомобиля в личных целях многих специалистов ставит в тупик.

Это связано с тем, что сразу появляются сомнения, как правильно вести путевую документацию и надо ли вообще вести путевые листы при использовании в личных целях.

И самые распространенные вопросы на эту тему звучат так:

• Есть ли разница в использовании служебного автомобиля в рабочих и личных целях?
• Необходимы ли для этого дополнительные документы или пометки в путевом листе при личном использовании с разрешения руководства?

…Прочитайте полезную статью до конца, а затем возвращайтесь сюда. Я предлагаю вам стать пользователем нашего нового ресурса, где собраны видео-статьи. Например «Нужен ли директору путевой лист если его авто…»

Переходим ЗДЕСЬ

СЛУЖЕБНЫЙ АВТОМОБИЛЬ ИЛИ ВСЕ-ТАКИ ЛИЧНЫЙ?

Есть заслуживающая внимание аналитическая статья на «Гарант-сервисе» (официальный партнер компании ГАРАНТ в Липецке и Липецкой области), но сразу скажу, что данная статья, хоть и подкреплена судебной практикой, но она однобоко рассматривает этот вопрос.

Вопрос о служебном автомобиле в личных целях и как оформить этот момент рассматривается, только с точки зрения налоговых органов. И вопрос по оформлению путевого листа, например, рассматривается без учета еще одного очень важного момента — это требования обеспечения безопасности дорожного движения.

Бухгалтер не знает, что на путевом листе завязаны три мероприятия по обеспечению БДД, поэтому выводы, которые делаются в этой статье задают неправильный вектор поведения. Обращаются внимание на такие моменты:

• путевой лист можно оформлять на любой срок — от одного дня до одного месяца;
• компании могут выбирать, какую форму путевого листа им использовать: унифицированную или разработанную самостоятельно.

Первый момент очень сильно радует организации: как хорошо, можно выписать путевой лист на месяц. С точки зрения налоговых органов можно, а с точки зрения надзорных органов (транспортная инспекция, УГАДН) нельзя, потому что в путевом листе служебного автомобиля должны ежедневно проставлятся отметки о предрейсовом медосмотре.

А также ежедневно должны проставляться отметки специалиста ответственного за техническое состояние автомоблией при выпуске на линию. К тому же в путевом листе должен прослеживаться режим труда и отдыха водителя каждую смену (потому что есть ограничения).

И это относится не только к штатному водителю, но и к директору, если он сам управляет служебным автомобилем. Поэтому давайте рассмотрим вопрос служебного автомобиля немного в другой плоскости.

• К сведению! Если вы эксплуатируете служебные автомобили, то законодатель требует обеспечить безопасность дорожного движения (БДД). Для вас и/или вашего специалиста запущена новая онлайн Программа-содействие. Участие в ней абсолютно бесплатное.

Подробнее…

ЕСТЬ ЛИ РАЗНИЦА В КАКИХ ЦЕЛЯХ ИСПОЛЬЗУЕТСЯ

Конечно разница есть. Рассмотрим в качестве примера коммерческую организацию. Деятельность ее направлена на извлечение прибыли.

И любой автомобиль приобретенный или взятый в аренду, будет рассматриваться налоговым органом либо как объект с помощью которого извлекают прибыль (перевозка на сторону), либо он необходим для работы организации в целом (перевозка для служебных нужд).

Есть 3 (три) варианта для анализа:

• эксплуатация для личных целей;
• эксплуатация для служебных целей и (если есть необходимость) для личных целей;
• Эксплуатация для служебных целей.

Третий вариант я не рассматриваю, потому что в этом случае все понятно (обозначил для полноты).

Что касается первого варианта, то он категорически исключается по одной простой причине. Налоговая принимает обоснованное списание топлива только на расходы деятельности компании. На личное использование списание топлива не происходит (будут проблемы с налоговой).

Поэтому заполнение путевого листа на личные цели бессмысленно.

Оно бессмысленно потому, что даже если вы выпишите отдельный путевой лист и водитель заправит за свой счет служебный автомобиль, то бухгалтерия его не сможет приобщить, так как он ничего общего с расходами на организацию не имеет. В итоге у вас возникнет пробел между показаниями спидометра (он же крутится). Этот пробел лишний повод для надзорных органов задавать неудобные вопросы.

Теперь о втором варианте (самом распространенном). Чтобы совместить использование служебного автомобиля в рабочих и личных целях есть выход.

Но сразу скажу выходом это назвать сложно, потому что сам процесс хоть и соответствует всем требованиям законодательства и надзорных органов, но является абсолютно не пригодным ввиду его трудоемкости.

Итак, начнем с того что спидометр на автомобиле крутится постоянно (если вы конечно не Кулибин, и не сделали отдельный тумблер на него). Километраж на спидометре и километраж в путевом листе служебного автомобиля должен быть одинаковым — это аксиома.

Также, к слову говоря, аксиомой является и то, что остаток в баке по путевому листу должен быть не больше чем объем бака автомобиля. Иначе встает вопрос, а где водитель возит излишки?

И теперь перед нами стоит задача: как сделать так, чтобы пробел в километраже по спидометру, который вы накрутили при личном использовании, не выпал из документооборота бухгалтерии, а также документооборота транспортного отдела.

Выход (если это можно так назвать) есть. Нужно документально оформлять передачу автомобиля водителю, который будет его использовать в личных целях с фиксацией спидометра. Таким документом является акт приема-передачи автомобиля (кстати образец этого документа есть в Пакете Готовых Шаблонов).

Да, да.

В этом случае составляется акт приема-передачи автомобиля каждый раз когда служебный автомобиль передается сотруднику для использования в личных целях.

Составляет этот акт и контролирует его наполнение не один водитель, как вы знаете, а ответственный за техническое состояние и эксплуатацию (совместно с водителем, конечно).

Но, если вы думаете, что это все. То нет. Если речь идет о водителе, то мало каждый раз составлять акт приема-передачи автомобиля. Необходимо основание для его передачи, потому что акт является конечным документом при передаче автомобиля.

Таким документом является договор аренды (или субаренды если он уже в аренде). Вы спросите для чего он нужен? Здесь есть 2 (два) момента:

• момент выгоды для коммерческой организации;
• момент обеспечения БДД.

На счет коммерческой выгоды, вы должны понимать, что коммерческая организация не может работать себе в убыток, и даже не может работать безвозмездно, то есть в «0». Опять будут вопросы у налоговой.

Поэтому возмездный договор аренды должен быть, хотя бы на минимальную символическую сумму.

На счет обеспечения БДД. Вы должны понимать, что если водитель взял автомобиль в личное пользование и попал в ДТП с пострадавшими, то вы всегда можете сказать, что водитель был не на служебном задании (вот приказ о предоставлении выходного дня, вот договор аренды, вот акт приема-передачи).

• К сведению!Для специалистов, ответственных за обеспечение БДД, у нас есть готовое решение, которое немедленно упакует вашу работу на 100%. Это Пакет Готовых Шаблонов (более 90 форм, образцов и шаблонов), который успешно прошел реальные надзорные проверки.

Подробнее…

ИТОГ ИСПОЛЬЗОВАНИЯ В ЛИЧНЫХ ЦЕЛЯХ

Краткий итог, какие же документы должны быть, чтобы можно было использовать служебный автомобиль в личных целях:

• Приказ о предоставлении выходного дня (если используется в рабочее время);
• Договор аренды (субаренды);
• Акт приема-передачи.

А теперь представьте, если у вас водитель или специалист по несколько раз в неделю (если не за день) использует служебный автомобиль в личных целях.

И каждый раз возникает необходимость правильно оформлять все документы. Именно поэтому я сразу обозначил, что этот вариант совсем не подходит для практического применения.

Хотя для редких (разовых) случаев именно так и надо оформлять все документы.

НЕУЖЕЛИ ВСЕ ТАК ПЛОХО?

Как бы плохо это не казалось, но в этой ситуации нужно просто определиться и сделать выбор.

Есть 3 (три) варианта:

• Либо вы ставите табу на личное использование;
• Либо вы даете в личное пользование на определенное время, и водитель едет за счет организации и вы это никак не отражаете, принимая на себя все риски (если с ним или с кем-то что-то произойдет);
• Либо, как говорится, специалист (или водитель) «выписывает» авто. Официально делается Приказ (если необходимо), разовый договор с официальной передачей авто с фиксацией состояния, спидометра и остатка в баке.

• Внимание!У нас единственное в России обучение по БДД, которое проводится при нашей бесплатной консультационной поддержке на базе образовательного учреждения АНО «Специалист». Проект двух экспертных организации — это дистанционное обучение по всей России с выдачей Диплома установленного образца. А также Бонусы от нас бесплатно.

Подробнее…

ВЫВОД:

• Ситуация конечно интересная. Использование служебного автомобиля в личных целях практикуется везде. И, как правило, все действуют по второму варианту. А какой выберете вы? Жду комментариев.

…Время от времени появляется очень актуальный и интересный материал или ценное предложение. Оставьте свой E-mail, чтобы быть в курсе и держите себя в теме последних событий. Подписная форма НИЖЕ.

2 вопроса о Служебном Автомобиле в Личных Целях

Эксплуатация служебного автомобиля в любой организации завязана на ведении путевой документации. Использование служебного автомобиля в личных целях многих специалистов ставит в тупик.

Это связано с тем, что сразу появляются сомнения, как правильно вести путевую документацию и надо ли вообще вести путевые листы при использовании в личных целях.

И самые распространенные вопросы на эту тему звучат так…

Читать далее →

Медосвидетельствование водителей. Новый закон

Ясности в этом вопросе до сих пор у многих специалистов нет.

Когда вы принимаете водителя на работу, вы должны четко понимать что такое предварительный медицинский осмотр, и что такое медицинское освидетельствование. Также вы должны знать, что требовать справку о медосвидетельствовании у водителя противозаконно…

Читать далее →

4 Лица Участвующих в Стажировке

Небольшая задача: У вас в организации служебными автомобилями управляют директор, начальник отдела продаж и штатный водитель. Вопрос: Кому из них надо проводить стажировку? Ответ на этот вопрос — нужна ли стажировка — могут дать не все специалисты… А я попробую.

Читать далее →

7 ОБЯЗАТЕЛЬНЫХ ВОПРОСОВ ПО ПРОГРАММЕ ВВОДНОГО ИНСТРУКТАЖА

При вводном инструктаже вы непременно должны задать себе семь вопросов.

Отвечая на них, вы сразу поймете, что вводный инструктаж — это не только важное мероприятие, но и, как ни странно, очень простое. Нет ничего проще чем разбить сложный вопрос на несколько составных частей.

Именно так, задавая себе простые вопросы, мы поймем как правильно относится к вводному инструктажу в разрезе БДД.

Читать далее →

Надзорный орган о перевозке пассажиров

Правила перевозки пассажиров надзорный орган иногда игнорирует, обращаясь за понятием «пассажира» к Правилам Дорожного Движения.

Действительно существует два понятия «пассажир» — в ПДД и в Уставе автомобильного транспорта.

Предлагаю вам разобраться в этой каше и уйти от двойного стандарта, который предлагают в некоторых надзорных органах.

Читать далее →

Источник: http://trans-co.ru/?p=5860

Использование служебного имущества в личных целях

В некоторых областях распространена проблема – использование трудящимся служебного имущества в личных целях.

Наиболее часто такая ситуация встречается в сферах, предполагающих использование работником служебного авто.

Эксплуатация собственности компании в разумных объемах допустима, но что делать, если проблема вышла за разумные пределы? Рассмотрим в этой статье.

Что делать работодателю, если служебное имущество используется в личных целях

Нужно понимать, что эксплуатацию служебного имущества в личных целях не всегда возможно выявить. Наиболее умные сотрудники пытаются представлять, к примеру, личные поездки как служебные. То есть в документах значится служебная поездка, однако по факту это личные поездки.

Этот небольшой обман упростился с отменой путевых листов для легковых авто. В этом случае возникающие расходы списываются в траты, сопутствующие хозяйственной деятельности. Разумеется, это не самый выгодный вариант для компании.

Работодателю для обнаружения лукавства придется контролировать сотрудников, устанавливать разумность трат.

Если никакие выговоры не помогают предупредить использование служебного имущества в личных целях, имеет смысл узаконить это. Целью узаконивания является контроль над возрастанием лишних трат, уменьшение расходов компании.

Легализовать эксплуатацию служебного имущества можно в контексте трудовых взаимоотношений. Возможность использования служебного имущества в личных целях фиксируется в трудовом, а также коллективном соглашении.

Там же можно оговорить, что все сопутствующие затраты должны быть оплачены сотрудником.

Рассмотрим на примере с той же машиной. Работнику разрешается использовать авто для своих потребностей. Однако его обязывают возмещать траты за заправку, техобслуживание. Объем бензина на начало рабочего дня должен быть таким же, как и при завершении прошлого дня. Авто на начало смены должно быть полностью исправно.

Этот вариант довольно выгоден для компании. Требование о возмещении трат оговорено трудовым договором, а потому в случае необходимости можно взыскать средства с сотрудника и применить к нему дисциплинарные меры, если он нарушает пункты соглашения.

К СВЕДЕНИЮ! Отсутствие легализации вряд ли поможет решить проблему. Служебное имущество все равно будет использоваться в личных целях, однако получить компенсацию за это не получится. В законах нет жесткой нормы, ограничивающей эксплуатацию служебного оборудования.

Можно ли удерживать возмещение из зарплаты?

Некоторые работодатели решают удерживать возмещение за эксплуатацию служебного имущества из зарплаты сотрудника. Издается соответствующий приказ. Положение о возмещении вписывается в коллективный договор. Подобный вариант практикуется, но он не вполне законен.

Согласно закону, удержания из зарплаты работника можно делать только в случаях, оговоренных в различных кодексах, ФЗ, нормативных актах.

Рассмотрим ситуации, в которых можно требовать возмещение, наиболее приближенные к проблеме эксплуатации служебного имущества:

• Удержания из зарплаты для возмещения ущерба. Если в процессе использования служебного имущества в личных целях произошла поломка собственности, сотрудника можно привлечь к материальной ответственности. Однако придется созывать комиссию, доказывать факт наличия противоправных действий со стороны сотрудника. Этот вариант не подходит совершенно, если работник просто использует служебное имущества, в процессе чего возникают траты, однако ущерб собственности не причинен.
• Удержания по заявлению сотрудника. Из зарплаты могут выполняться любые удержания, если они производятся по инициативе работника. Это законный вариант получить компенсацию, но и он неоднозначен. Придется договариваться с сотрудником, так как заявление на удержание он подает добровольно. Не каждый человек согласится с уменьшением своей зарплаты.

Удержания в связи с эксплуатацией служебного имущества законом не урегулированы.

Делать их – это рискованное мероприятие, так как сотрудник может обратиться в трудовую инспекцию в связи с нарушением своих прав.

Однако если принимается именно такое решение, работодателю нужно сделать удержания максимально законными. Для этого издается приказ, вносятся изменения в коллективный договор.

Особенности учета

Эксплуатация работником служебного имущества может считаться случаем безвозмездного использования.

Поэтому работодателю нужно сформировать и утвердить порядок раздельного учета эксплуатации авто в служебных и личных целях. Начисляемая амортизация не будет учитываться в составе трат при определении налога на прибыль.

Однако это касается только той части, которая соответствует времени эксплуатации служебного имущества трудящимся в личных целях.

Стоимость бензина, которая учитывается в расходах фирмы, рассчитывается на основании сведений из путевого листа. Затраты, сопутствующие личному использованию служебного имущества, в документе отражаться не будут.

Стоимость бензина или других сопутствующих трат, появившихся при эксплуатации имущества в личных целях, может быть удержана из зарплаты. Способ удержания – заявление сотрудника.

Если траты не будут удержаны, работодателю придется исчислять, удерживать и перечислять НДФЛ с дохода работника в натуральной форме. Также потребуется исчислить НДФЛ с дохода, который образуется в ходе безвозмездного использования собственности компании.

Этот доход в натуральной форме определяется на основании рыночной стоимости аренды объекта за сроки его эксплуатации.

К примеру, сотрудник сутки использовал служебную машину в личных целях. В этом случае налогооблагаемой базой будет являться стоимость суточной аренды этого авто.

Особенности легализации эксплуатации авто в личных целях

Рассмотрим ряд особенностей, актуальных при использовании сотрудником служебного авто (актуально и для других форм служебной собственности):

• В путевых листах рекомендуется фиксировать только поездки со служебными целями. Это наиболее безопасный вариант. На основании листов происходит списание бензина, потраченного на производственные цели. Документ позволяет определить точный объем бензина, который нужен для реализации служебных нужд. Затем работодателю требуется определить, сколько бензина израсходовано всего. Образованная разница возмещается за счет сотрудника. Разница также является базой, с которой исчисляются НДФЛ и страховые взносы.
• Все траты, сопутствующие личному использованию, нельзя учитывать при определении налога на прибыль. Вопрос об объеме возмещения сотрудником решается работодателем. Существующие нормы касаются только бензина, однако в ходе эксплуатации может появиться еще множество трат. Наиболее безопасный вариант – возмещение трудящимся всех возникающих расходов. В данной ситуации не возникнет претензий со стороны налоговых органов.
• При безвозмездной передаче собственности начисляется НДС. Соответствующее правило содержится в письме Минфина от 29 июня 2016 года. Как рассчитывать НДС? Передача имущества на безвозмездной основе признается услугой. Налоги исчисляться будут в стандартном порядке. Однако существует точка зрения, которую поддерживают некоторые суды, о ненужности удержания НДС. Если работодатель выбирает именно такую точку зрения, он должен быть готов отстаивать ее перед налоговой. Если отстоять свою позицию получится, нужно восстанавливать налог по переданной собственности.

Почему рассматривается вариант с использованием служебного авто? Это наиболее простой случай. Работодателю относительно легко определить сопутствующие затраты: бензин, техобслуживание и прочее. Сделать это, к примеру, со служебным ноутбуком значительно сложнее.

Источник: https://assistentus.ru/sotrudniki/ispolzovaniye-sluzhebnogo-imushchestva-v-lichnyh-celyah/

Использование личного транспорта в служебных целях

Использование личного транспорта в служебных целях практикуется довольно часто. Ситуация может носить временный или постоянный характер. Оформить все документально, решить компенсационные вопросы помогает законодательство.

Как оформить использование личного транспорта в служебных целях?

Командировки и разъезды по служебным делам на личном транспорте требуют расходов на топливо, техобслуживание, амортизацию.

Работодатель обязан эти расходы возместить, согласно статьи 188 ТК РФ.

Чтобы не было спорных вопросов по поводу компенсации расходов, работник и работодатель долные официально оформить использование личного транспорта в служебных целях.

Существует несколько способов:

• составить в трудовом договоре соответствующую запись;
• составить дополнительное соглашение к трудовому договору;
• заключить договор-аренды транспортного средства между владельцем авто и компанией, которая нуждается в транспорте;
• предоставить автомобиль по механизму ссуды;
• заключить договор гражданско-правового характера.

Каждый из этих способов имеет свои плюсы и минусы. Надо примерить к собственной ситуации, определить, насколько тот или иной способ наиболее выгоден.

Фиксированная компенсация

Это удобный способ взаимоотношений с внесением дополнительной записи к трудовому соглашению. Работодатель должен издать соответствующее распоряжение. И еще составить соглашение о размере компенсации за расходы. Однако существуют нормы таких затрат на основании статьи 264 НК РФ и Постановления Правительства от 08.02.

2002 № 92 «Об установлении норм расходов организаций на выплату компенсации за использование для служебных поездок личных легковых автомобилей и мотоциклов, в пределах которых при определении налоговой базы по налогу на прибыль организаций такие расходы относятся к прочим расходам, связанным с производством и реализацией».

Учет расходов таков:

• 1200 руб. в месяц для автомобиля с объемом двигателя до 2 000 куб. см.;
• 1500 руб. в месяц для автомобиля с объемом двигателя более 2 000 к. см.;
• 600 руб. в месяц для мотоциклов;
• без ограничений — для грузового транспорта.

Плюсом таких взаимоотношений является то, что на фиксированную ежемесячную сумму компенсации НДФЛ не начисляется. Однако не всегда можно уложиться в эти нормативы. Работодатель возмещает расходы по факту. Но если превышен норматив, то на разницу между нормативом и фактической оплатой расходов начисляется НДФЛ.

К недостаткам можно отнести несколько моментов. Фиксированная компенсация не предполагает, что водитель получит деньги в конце месяца в любом случае, даже если не совершал поездок.

И есть некоторый риск: руководитель предприятия может не возместить фактические затраты автовладельца, ограничившись оговоренной фиксированной суммой. И даже в суде будет сложно доказать свою правоту.

Договор аренды

К этому методу прибегают чаще всего. Это фактически аренда предприятием личного транспортного средства сотрудника, только без экипажа. Регулируется статьей 643 ГК РФ.

Плюсы такого решения:

• уже не действуют нормативы – расходы компенсируются в полном объеме, автомобиль фактически находится на балансе предприятия;
• страховка на транспортное средство также переоформляется на предприятие.

Недостатком можно считать тот факт, что если составлять договор на аренду автомобиля, то на все суммы за наем, получаемые работником, начисляется 13 % (тот самый НДФЛ).

Предоставить автомобиль в виде ссуды

Такой способ использования личного автомобиля для служебных целей регулируется статьей 689 ГК РФ. Он менее выгоден для работника с личным транспортом. Этот способ предполагает передачу своего личного транспорта предприятию на определенное время — в непосредственное пользование. Причем на безвозмездной основе.

Плюсы такого решения:

• предприятие полностью берет на себя ответственность за содержание, ремонт автомобиля, учет ГСМ;
• упрощает ведение отчётности в вопросах налогообложения;
• работник не теряет права использовать собственный автомобиль и в личных целях.

Но в этом случае работнику надо документально закрепить использование собственного автомобиля за собой, чтобы другие сотрудники не могли им пользоваться во время работы. А также право пользоваться автомобилем для личных нужд тоже вне рабочее время.

Гражданско-правовой договор

Можно обойтись без полноценного трудоустройства сотрудника с личным транспортом, а просто составить с ним гражданско-правовой договор. В этих отношениях не применяются нормы трудового права. Такой договор может быть обоюдовыгоден.

Плюсы такого решения:

• владелец автомобиля сам определяет, в каком виде предоставить транспорт – с экипажем, без него;
• автовладелец может и сам осуществлять перевозки людей и грузов, если имеет соответствующие права;
  оговаривается время использования транспорта, вплоть до почасового.

Но составить такой договор с предприятием владелец автотранспорта может лишь в том случае, если является индивидуальным предпринимателем, а не частным лицом.

Когда сам руководитель – водитель

Очень часто руководители предприятий используют собственный автомобиль для работы. Сами же на нем и ездят. Если речь идет о такой форме организации, как ООО, в этом случае директор может оформить все документально – в виде аренды, безвозмездной ссуды или фиксированной компенсации.

На деле часто руководители нарушают законодательство.

И если случаются происшествия с участием автомобиля, им приходится объяснять правоохранительным органам, что автомобиль в данное время используется для личного пользования.

Чтобы не создавать лишние трудности, стоит оформить документы на использование автомобиля, согласно законодательству.

Если речь идет об индивидуальном предпринимателе, он не может отдать транспортное средство в аренду самому себе, так же, как и ссудить. Даже трудоустроить себя, директора, в качестве еще и водителя не получится.

Закон разрешает совершать такие сделки только между двумя, как минимум, разными людьми.

Чтобы учитывать расходы на собственный автомобиль в целях регулирования налогообложения, индивидуальному предпринимателю придётся поставить автомобиль на баланс предприятия.

[stextbox id=’warning’ shadow=»false»]И еще важный момент.

Чтобы использование личного транспорта в служебных целях не вызывало лишних вопросов у проверяющих служб, бухгалтер предприятия должен оформлять служебные поездки путевыми листами со штампами о прохождении водителем медицинского осмотра.

Это является обязательным как для ИП, так и для других водителей, использующих личный транспорт в служебных целях. Даже руководитель ООО, пользующийся для работы собственным авто, должен сам себе выписывать путевые листы и оформлять рабочие поездки.

[/stextbox]

Источник: https://prava-rabotnika.ru/ispolzovanie-lichnogo-transporta-v-sluzhebnyx-celyax.html